دورکاری به کمک فناوری و نرم‌افزار

1167 بازدید کننده

دورکاری به یکی از روش‌های استاندارد کار کردن تبدیل شده است اما هنوز بسیاری از سازمان‌ها از فاصله گرفتن از روش‌های سنتی کار کردن می‌هراسند و نمی‌دانند که چگونه باید دورکاری را مدیریت کنند؟
دورکاری به یکی از روش‌های استاندارد کار کردن تبدیل شده است اما هنوز بسیاری از سازمان‌ها از فاصله گرفتن از روش‌های سنتی کار کردن می‌هراسند و نمی‌دانند که چگونه باید دورکاری را مدیریت کنند؟
برای نمونه می‌توان به ماریسا میر، مدیرعامل شرکت یاهو اشاره کرد که چندی پیش سیاست دورکاری در شرکت یاهو را تغییر داد. این اقدام میر با مخالفت‌های شدیدی از جانب جامعه دیجیتال رو‌به‌رو شد زیرا دورکاری به شیوه‌ای کاملاً استاندارد در میان کارمندان حوزه فناوری تبدیل شده است.
دورکاری چه مزایایی دارد که باعث شده شرکت‌ها بیش از پیش به سراغ آن بروند؟ در ادامه سعی شده به این سؤال پاسخ داده شود.

مزایای دورکاری

شکی نیست که انعطاف‌پذیری بالای دورکاری باعث شده که کارمندان زیادی از آن استقبال کنند اما منتقدان دورکاری عنوان می‌کنند که تنها به این خاطر که کارمندان به این روش علاقه دارند، دلیل بر برتری آن نسبت به روش‌های سنتی حضور در محل کار نیست. بنابراین علاوه بر مزایای دورکاری برای کارمندان باید منافع دورکاری برای کسب‌وکارها را نیز مورد بررسی قرار داد.

جذب و نگهداری کارمندان

یکی از مهم‌ترین مزایای دورکاری این است که شرکت‌هایی که از این استراتژی استفاده می‌کنند، جذابیت بیشتری برای کارمندان بااستعداد دارند. به ویژه در حوزه شرکت‌های نرم‌افزاری و دیجیتال که در بازار رقابتی فعالیت می‌کنند، اتخاد این شیوه کاری اهمیت بالایی دارد.

از آنجایی که دورکاری باعث می‌شود کارمند وقت بیشتری را در کنار خانواده خود باشد، شرکت‌هایی که از این روش بهره می‌برند در جذب و حفظ کارمندان و مدیران باتجربه که معمولاً صاحب فرزند هستند، موفق‌تر عمل می‌کنند. برای این دسته از کارمندان که تعهد بالایی نسبت به خانواده‌شان دارند، اینکه بتوانند وقت بیشتری را با همسر و فرزندان‌شان سپری کنند اهمیت زیادی دارد و دورکاری این فرصت را به آنها می‌دهد.

همچنین کارمندان خانم که امور منزل و فرزندان‌شان یکی از دغدغه‌های همیشگی آنان است، با دورکاری می‌توانند با تمرکز بیشتری کار کنند و بهره‌وری کاری خود را بالا ببرند. علاوه بر این، دورکاری باعث می‌شود که هزینه رفت‌وآمد به محل کار از هزینه‌های کارمند حذف شود و این به خودی خود می‌تواند برای کارمند ایجاد جذابیت کند.

بهره‌وری بیشتر

یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های کارفرمایان در زمینه دورکاری این است که این روش کاری باعث شود که بهره‌وری کارمندان کاهش یابد. شاید کسانی که دورکاری می‌کنند مانند کارمندان معمولی در ساعات مشخصی از روز کار نکنند، اما تجربه نشان داده که خروجی کار آنها هم‌سطح و حتی بهتر از افرادی است که در ساعت مشخصی در شرکت کار خود را شروع می‌کنند و در ساعت معینی نیز آن را به پایان می‌رسانند.

یکی از نگرانی‌های کارفرمایان این است که کار کردن در خانه کارمند را در معرض عوامل برهم‌زننده تمرکز مانند تلویزیون، کارهای خانه، یا وسوسه شدن برای بیشتر خوابیدن در اول صبح قرار می‌دهد. نمی‌توان گفت که کارمندانی که دورکاری می‌کنند هیچ وقت تسلیم این وسوسه‌ها نمی‌شوند اما اگر این عوامل را با عواملی که در محل کار تمرکز فرد را به هم می‌زنند (مانند تماس‌های تلفنی، جلسات مکرر، صحبت کردن با همکاران، سر و صدای محیط و ...) مقایسه کنیم، می‌بینیم که تمرکز کردن در محل کار به مراتب سخت‌تر از تمرکز کردن در خانه است. این مسئله برای کارمندان حوزه فناوری اهمیت بیشتری دارد زیرا این افراد برای کار کردن به تمرکز بسیار بالایی نیاز دارند.

در نهایت باید عنوان کرد که اگر کارفرما در مرحله استخدام خوب عمل کرده باشد و نیروهای قابلی را انتخاب کرده باشد، می‌تواند به آنها اعتماد کند. در مرحله استخدام باید دقت به خرج داد که کارکندانی به استخدام درآیند که بتوان برای دورکاری به آنها اعتماد کرد.

نقش نرم‌افزار در دورکاری

یکی از الزامات دورکاری برای هر شرکتی استفاده از نرم‌افزارهایی است که برای این کار طراحی شده‌اند. همانطور که اشاره شد یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران این است که تیم‌شان که به صورت دورکاری فعالیت می‌کند، بهره‌وری خود را حفظ کند. این دسته از مدیران می‌توانند از انواع مختلفی از نرم‌افزارها استفاده کنند تا مطمئن شوند که تیم‌شان در سطح قابل قبولی فعالیت می‌کند. در ادامه به مهم‌ترین نرم‌افزارهای موجود در این زمینه اشاره خواهد شد.

به طور مشخص نرم‌افزارها در 4 حوزه به مدیرانی که وظیفه مدیریت کارمندان دورکار را دارند، کمک می‌کند:

  1. زمان و حضور
  2. ارتباطات
  3. اندازه‌گیری و مدیریت بهره‌وری
  4. نرم‌افزار مدیریت پروژه

نرم‌افزار زمان و حضور

اگر به نرم‌افزاری نیاز دارید که حضور فیزیکی کارمندان در محیط کار را ردیابی کند، گزینه‌های زیادی برای شما وجود دارد. اما اگر می‌خواهید این کار را برای کارمندان دورکار انجام دهید، گزینه‌های محدودتری دارید. در دورکاری، یک نرم‌افزار خوب باید قادر باشد:

  • هر زمانی که یک دورکار در حال کار کردن است، یا به استراحت می‌پردازد، کار ردیابی را انجام دهد.
  • تصدیق کند که زمان‌های غیرکاری دقیق و طبق برنامه هستند.
  • گزارش زمان کار هر روز را ارسال کند.
  • در محاسبه زمانی که فرد کار کرده دقیق عمل کند.
  • به کارمند اجازه دهد که از سطحی از انعطاف‌پذیری برخوردار باشد.
  • بدون اینکه وارد حریم خصوصی کارمند شود، زمان کار کردن او را ردیابی کند.

یکی از نرم‌افزارهایی که تمام موارد عنوان شده در بالا را پشتیبانی می‌کند، نرم‌افزار تایم دکتر (Time Doctor) است. این نرم‌افزار یکی از بهترین نرم‌افزارهایی است که در این زمینه وجود دارد.

نرم‌افزار ارتباطات و همکاری

دورکاری کردن این فرصت را از کارمندان می‌گیرد که برای صحبت کردن درباره موضوعی از یک اتاق به اتاق دیگر بروند و با همکارشان همفکری و مشورت کنند. با وجود اینکه دورکاری فرصت افزایش بهره‌وری کارمندان را بالا می‌برد اما در زمینه ارتباطات میان‌فردی موانعی را به وجود می‌آورد که لازم است مدیر برای آنها به دنبال راه‌حل باشد.
نرم‌افزارهای زیر می‌توانند در حل این مشکل به شما کمک کنند:

  • اسکایپ: چت کردن از طریق اسکایپ می‌تواند ارتباطی همیشگی را بین اعضای تیم برقرار کند. اسکایپ این احساس را در افراد به وجود می‌آورد که علیرغم اینکه شاید صدها کیلومتر با یکدیگر فاصله داشته باشند اما مانند یک تیم در کنار هم کار می‌کنند.
  • جینگ پراجکت (Jing Project): این ابزار رایگان به کاربر امکان می‌دهد که روی تصاویر کامنت بگذارد یا ویدئوهای کوتاهی از نمایشگر کامپیوتر خود تهیه کند.
  • ابزار اشتراک نمایشگر: ابزار گوناگونی برای جلسات مجازی و به اشتراک‌گذاری نمایشگر وجود دارند که از میان آنها می‌توان به تیم‌ویوئر (Teamviewer) اشاره کرد.

نرم‌افزار اندازه‌گیری و نظارت بر بهره‌وری

اگر بتوان مشکل سخت بودن اندازه‌گیری بهره‌وری در دورکاری را برطرف کرد، می‌توان با آسودگی بیشتری به کارمندان اجازه داد که بیرون از دفتر کار وظایف‌شان را انجام دهند.
نرم افزار تایم دکتر که در بالا نیز به آن اشاره شد، به کارفرما امکان می‌دهد که در ساعت کاری (تأکید می‌شود که فقط در ساعت کاری و نه در ساعات غیرکاری) بر وبسایت‌هایی که کارمند بازدید می‌کند، نظارت کند. این نرم‌افزار این قابلیت را نیز دارد که اسکرین‌شات نمایشگر کارمند را در اختیار مدیرش قرار دهد.

نرم‌افزار مدیریت پروژه

برخی از نرم‌افزارهای بسیار خوب برای مدیریت پروژه عبارتند از: آسانا، بیس‌کمپ، و تیم‌باکس. این نرم‌افزارها به شما کمک می‌کنند که قسمت‌های مختلف یک پروژه را سازمان‌دهی کنید و همه اعضا را در یک محیط مجازی کنار هم بیاورید و سابقه تمام بحث‌ها را نیز داشته باشید.

تالیف در واحد تحقیق و توسعه آرمانت