انتخاب خردمندانه یک نرم افزار؛ چه نرم افزاری برای من مناسب است؟

3537 بازدید کننده

چه نرم افزاری برای من مناسب است؟ این اولین سئوالی است که باید به آن پاسخ داده شود. خوشبختانه پاسخ به آن بسیار راحت است. نرم افزاری برای شما مناسب است که نیازهای شما را بهتر تامین کند. اما نقطه مشکل و مبهم دقیقا همین جاست؛ نیازهای شما چیست؟ با اینکه به نظر ساده می آید اما در ادامه متوجه می شوید که حتی ممکن است خودتان هم ندانید که دقیقا چه می خواهید!!!

وظیفه یک نرم افزار آسان کردن کار شماست نه سخت کردن آن! اغلب موارد انتخاب نادرست یک نرم افزار دردسرهایی را به همراه می آورد که حداقل آن ضررهای جبران ناپذیر مالی و زمانی است. از طرف دیگر، انتخاب درست یک نرم افزار، هزینه ها را تا حد قابل توجهی پایین می آورد، سرعت و دقت کارها را افزایش می دهد و مدیریت بر مجموعه را بهبود می بخشد. از آنجایی که تنوع نرم افزارها زیاد است و هر کدام بر اساس امکاناتی که ارائه می دهند قیمت کاملا متفاوتی دارند، انتخاب یک نرم افزار مناسب می تواند نقطه عطفی در سازمان ایجاد کند. اما روش خردمندانه این انتخاب چیست؟

در ابتدا یک قانون طلایی را با شما در میان می گذاریم؛ "نرم افزاری که همه کار برای شما انجام دهد، وجود خارجی ندارد". پس به دنبال چنین نرم افزاری نباشید. ممکن است بخواهید نرم افزاری داشته باشید که همه کارهایتان را انجام دهد، در عین حال نیز قیمت آن تقریبا برابر یک نان سنگگ! باشد، همچنین پشتیبانی آن هم از سمت یک شرکت معتبر همیشه به صورت رایگان انجام پذیرد. به شما اطمینان می دهیم؛ چنین نرم افزاری حکم طلا را دارد و تا به امروز کشف نشده است. پس به دنبال آن نباشید.

انتخاب صحیح یک نرم افزار رابطه تنگاتنگی با نیازهای شما دارد. ممکن است معروفترین نرم افزار هم مناسب نیازهای شما نباشد، در عوض ممکن است یک نرم افزار کوچک و رایگان به راحتی بتواند همه نیازهای شما را مرتفع سازد. پس شناخت دقیق و کامل نیازهای شما از یک نرم افزار، تنها عامل مهم و موثر در انتخاب خردمندانه نرم افزار است.

پس از آنکه نیازهای خود از یک نرم افزار را به صورت کامل و با جزئیات کافی مشخص کردید، به راحتی می توانید در اینترنت به جستجو بپردازید و نرم افزارهای مختلف را با نیازهای خود مقایسه کنید. مثلا فرض کنید که شما نیاز به یک نرم افزار حسابداری در مجموعه خود احساس می کنید. برای انتخاب نرم افزار مناسب نیاز به اطلاعات با جزئیات بیشتری دارید. سئوالی که اینجا مطرح می شود این است که چه نرم افزار حسابداری مناسب شماست؟

موارد زیر، قدم به قدم به شما کمک می کنند تا بتوانید نیازهای خود را آشکار کنید و برطبق آن یک نرم افزار متناسب را انتخاب کنید؛

  1. از نرم افزار چه می خواهید؛ نرم افزار را مانند یک خدمتکار فرض کنید. حال از خود بپرسید که وظایف این خدمتکار چه خواهد بود؟ به این سئوال به طور دقیق و با حوصله پاسخ دهید. پاسخ های خود را برروی یک ورق کاغذ بنویسید. تا آنجا که می توانید این وظایف را با ذکر جزئیات بنویسید. هر چه می توانید به این لیست بیافزایید. حتی پیش بینی های 3 تا 5 سال آینده خود را نیز در آن بگنجانید. مثلا در مورد نرم افزار حسابداری، این نرم افزار را مانند یک حسابدار در نظر بگیرید. حال دوست دارید که این حسابدار چه کارهایی برای شما انجام دهد؟ موعد چک هایتان را به شما یادآوری کند؟ لیست بدهکاران را هرروز به شما تحویل بدهد؟ لیست طلبکاران را به شما گوشزد کند؟ بیمه و مالیات کارمندان و کارگران را محاسبه کند؟ در آینده بتواند اعتبار مشتریان را محاسبه کند تا بتوانید بر اساس آن سیستم فروش اعتباری راه اندازی کنید و... اگر قرار است کارمندان بخش خاصی با آن کار کنند، با آنها صحبت کنید و از آنها بخواهید که کارهای مشکل، سخت و زمانبر خود را به شما بگویند. این کارها دقیقا همان چیزهایی است که می خواهیم نرم افزار برای ما آسان کند. از آنها بپرسید که چه کمکی نیاز دارند؟ چه کارهایی را دوست دارند نرم افزار برایشان انجام بدهد؟
  2. میزان آینده نگری خود را مشخص کنید؛ در دنیای نرم افزار آینده نگری یعنی خرید امکانات و تجهیزاتی که بعدا مورد استفاده قرار می گیرند. طبیعتا این آینده نگری هزینه دارد. پس باید مشخص کنید که برای چه مدت می خواهید این نرم افزار را به کار بگیرید و در این مدت نیازهای شما چه تغییراتی می کند. برای نرم افزار یک عمر مشخص در نظر بگیرید. با توجه به پیشرفت سریع دنیای کامپیوتر و نرم افزار، معمولا استفاده مفید از یک نرم افزار بین 5 تا 10 سال است. معمولا بعد از این مدت نرم افزار باید با نرم افزارهای جدیدتر با امکانات جدیدتر جایگزین شود. مشخص کنید که حداقل در 3 تا 5سال آینده چه کارهایی می خواهید انجام بدهید و آن را جزو وظایف آینده نرم افزار در نظر بگیرید.
  3. بودجه تعیین کنید؛ خرید یک نرم افزار فقط خرید یک CD نیست. باید هزینه خرید نرم افزار به همراه هزینه آموزش آن و حداقل یک سال پشتیبانی و خدمات را در نظر بگیرید. همچنین سخت افزارهای موردنیاز را نیز فراموش نکنید. در بسیاری از موارد یک نرم افزار برای اجرا به کامپیوترهای جدید، بارکدخوان، پرینتر، اسکنر و در مواردی سرور و تجهیزات شبکه نیاز دارد. اگر می خواهید نرم افزار بتواند از پس وظایف آن  –که در قدم قبل تعیین کردید- به خوبی برآید، باید امکانات و تجهیزات موردنیاز را در اختیارش قرار بدهید. مثلا فرض کنید یک حسابدار خبره استخدام کنید ولی قلم و کاغذ و دفتر و ماشین حساب را در اختیار او قرار ندهید. واضح است که این حسابدار نمی تواند به خوبی وظایف خود را انجام بدهد. بنابراین هزینه کلی یک نرم افزار شامل هزینه خود نرم افزار، هزینه آموزش و پشتیبانی آن و هزینه سخت افزارهای موردنیاز آن است. بودجه کل خود را مشخص کنید. دقیقا مشخص کنید که تا چه رقمی می توانید برای استقرار نرم افزار هزینه کنید. مشخص بودن بودجه به شما کمک بزرگی می کند تا یک نرم افزار نامناسب را به قیمت چندبرابر یک نرم افزار مناسب نخرید.
  4. لیست اولیه تهیه کنید؛ با مشخص کردن وظایف نرم افزار و بودجه آن، به راحتی می توانید قدم به بازار بگذارید. بهترین مکان برای شروع همین اینترنت، همین وب سایت و موتورهای جستجو هستند. به راحتی می توانید بسیاری از نرم افزارها را به دلیل عدم تناسب با بودجه یا عدم تامین نیازهای شما از لیست خود خارج کنید. در این مرحله اصلا به معروف بودن یا سایر هیاهوهای تبلیغاتی توجهی نکنید. فقط بر نیازها و بودجه خود تمرکز کنید. شما به دنبال یک نرم افزار می گردید که با نیازها و بودجه تان بیشترین تناسب را داشته باشد، پس معطوف به تبلیغات و هیاهو نشوید. با حوصله نرم افزارها را با لیست نیازها و بودجه خود تطبیق دهید.
  5. پنج کاندید مشخص کنید؛ از بین نرم افزارها، نرم افزارهایی را که بیشترین تناسب را با نیازها و بودجه شما دارند، انتخاب کنید. نیازهای آینده تان را نیز در نظر بگیرید و نرم افزارهایی را انتخاب کنید که بهترین پوشش را از نیازهای حال و آینده شما داشته باشند. سپس نظرات دیگر کاربران را درباره آنها بخوانید. با کسانی که قبلا از این نرم افزارها استفاده کرده اند صحبت کنید و نظر آنها را بپرسید. اگر نقد و بررسی بر روی آنها انجام شده است، مطالعه کنید. پشتیبانی و خدمات پس از فروش نرم افزارها را در نظر بگیرید و درباره کیفیت و هزینه آن سئوال کنید. تجهیزات و سخت افزارهای موردنیاز نرم افزارها را مشخص کنید و هزینه تقریبی آن را تعیین کنید. سپس یک لیست با حداقل 5 کاندید که بیشترین تناسب را دارند مشخص کنید.
  6. با مسئولین 5 کاندید صحبت کنید؛ با مسئول فروش هر یک از این پنج نرم افزار تماس بگیرید، با آنها درباره شرایط و امکانات نرم افزارهایشان گپ بزنید. نیازهای خود را به آنها بگویید و درباره امکانات و هزینه نرم افزارشان با آنها صحبت کنید. با احترام، آرام و خوشرو با آنها صحبت کنید و در این حین واکنش و شخصیت آنها را نیز بسنجید. برخورد آنها با شما باید خوشرو، خوش برخورد، با حوصله، آرام و با احترام باشد. اگر چیزی جز این یافتید، نرم افزار را از لیست انتخاب های خود خارج کنید. مطمئن شوید که مسئولین آن نرم افزار برای پولی که می خواهید هزینه کنید ارزش قائل هستند و خدمات متقابل به شما عرضه خواهند کرد. اما در حین حال پر توقع نیز نباشید و با آنها بد برخورد نکنید. همواره احترام، آرامش و خوشرویی را حفظ کنید.
  7. نرم افزار را زنده ببینید؛ بسیاری از شرکت ها دمو (نسخه آزمایشی) یا نمایش حضوری از نرم افزارهای خود ارائه می کنند. همچنان که شما و مسئولین با خوشرویی با یکدیگر گپ می زنید، از آنها بخواهید که در صورت امکان به شما یک نسخه آزمایشی بدهند تا بتوانید نرم افزار را بررسی کنید. یا از آنها بخواهید که به صورت حضوری امکانات و قابلیت های نرم افزار را به شما نمایش بدهند. سعی کنید نرم افزار را در حضور سایر کارمندان و کاربران دیگر بررسی کنید تا نظرهای آنها را نیز بشنوید.
  8. انتخاب کنید؛ پس از گذار از قدم های فوق، باید بتوانید به راحتی و به صورت خردمندانه نرم افزار مناسب خود را انتخاب کنید. اگر هنوز نتوانسته اید نرم افزار موردنیاز خود را انتخاب کنید از یک کارشناس نرم افزار مشاوره بگیرید.

 

یادتان باشد که استفاده بهینه از نرم افزار دارای یک عمر محدود است. پس از نرم افزار انتظار نداشته باشید همیشه بهترین باشد. همواره نرم افزار خود را بروز کنید و از آخرین نسخه آن استفاده کنید. تا زمانیکه نسخه های جدید نیازهای شما را برطرف می کنند نیازی به تعویض نرم افزار ندارید. اما اگر بروزرسانی نرم افزار ارائه نشد و نرم افزار شما از امکانات و قابلیت های روز عقب افتاد باید به فکر تعویض آن با یک نرم افزار جدید باشید. تعویض یک نرم افزار پروسه بسیار دقیق و گاهی پیچیده است و نیاز به مشاوره یک کارشناس نرم افزار خبره در حین آن دارد.

موارد فوق کمک می کنند تا بتوانید یک نرم افزار صحیح را انتخاب کنید. یک نرم افزار صحیح ارزش هزینه و قیمت بالای آن را دارد چراکه گره بسیاری از مشکلات شما را می گشاید و به بسیاری از کارهای شما سرعت و سهولت می بخشد.