رویکرد انتخاب نرم افزار مناسب

2580 بازدید کننده

در فرآيند انتخاب از ميان نرم افزارهای موجود در بازار، نرم افزاری که بيشترين انطباق با نيازمندي هاي سازمان را داشته باشد، باید انتخاب شود. فرآیند انتخاب در استقرار سيستم های نرم افزاری، بسيار مهم است. در مرحله انتخاب نرم افزار، اين ريسک وجود دارد که نرم افزاری نامناسب و غيرمنطبق با نيازمنديهاي سازمان انتخاب شود. اين امر باعث مي شود که پياده سازي و استقرار سيستم در سازمان با مشکلات جدي روبرو گردد. در این مقاله رویکردی کامل و دقیق برای انتخاب صحیح یک نرم افزار معرفی می گردد.

در فرآيند انتخاب از ميان نرم افزارهای موجود در بازار، نرم افزاری که بيشترين انطباق با نيازمندي هاي سازمان را داشته باشد، باید انتخاب شود. هرچه محصول انتخاب شده با نيازمندي هاي سازمان انطباق بيشتري داشته باشد, ريسک استقرار سيستم نيز به مراتب کمتر مي شود. در مقابل، در صورتيکه کارکردهاي نرم افزار با نيازمندي هاي سازمان منطبق نباشد، يا بايد فرآيندهاي سازمان را تغيير داد تا با سيستم هماهنگ شوند و يا سيستم را سفارشي نمود تا قابليت پشتيباني از فرآيندها را داشته باشد. در هر دو حالت، زمان و هزينه استقرار نرم افزار افزايش می يابد. علاوه بر آن با توجه به زياد بودن حجم تغييرات در سازمان، احتمال مقاومت کارمندان در مقابل این تغييرات نيز افزايش مي يابد. بنابراين انتخاب دقيق نرم افزار و گزينش يک محصول منطبق بر نيازمندي هاي سازمان, باعث کاهش زمان و هزينه پياده سازي سيستم شده و موفقيت استقرار سيستم را افزايش مي دهد.

رویکرد کلی انتخاب نرم افزار به صورت مناسب و منطبق بر نیازمندیهای سازمان، شش گام اصلی دارد:

1) شناسایی نيازهاي سازمان
اين گام به شناسايي و مستندسازي نيازهاي عملياتي سازمان می پردازد. به عبارت ساده تر، در اين گام باید انتظارات سازمان از سيستم نرم افزاری مشخص شده و مستند و مکتوب شود. شناسايي اين نيازمندي ها از طريق شناسایی فرآيندهای اداری-سازمانی صورت مي گيرد. طي اين فعاليت با مراجعه به کارشناسان و متخصصان واحدهاي مختلف سازمان، حوزه هاي کليدي عملياتي سازمان شناسايي مي شود. در هريک از حوزه هاي کليدي، فرآيندهای آن حوزه شناسايي شده و مستند مي شود. براي هريک از اين فرآيندها شناسنامه اي تکميل شده که حاوي اطلاعات کليدي فرآيند، نحوه انجام آن، نکات مهم در انجام آن فرآیند، افراد دخیل در آن، فرم ها و فیلدهای اطلاعاتی فرآیند، ورودي و خروجي هاي فرآیند و زير فعاليت هاي آن مي باشد. هريک از زيرفعاليت هاي شناسايي شده نيز به همان ترتیب مستندسازي شده و مشخصات آنها ثبت مي شود. ارتباط بین فرآیندهای مختلف توسط ترسيم دياگرام و فلوچارت مشخص می شود. با مستند نمودن فرآيندها و فعاليت هاي سازمان مشخص مي شود که سيستم بايد چه کارکردهایی را داشته باشد و در واقع از چه فرآيندهايي پشتيباني نمايد. در این گام هدف شناسایی نيازمنديهاي سازمان به صورت تفصيلي، کامل، دقیق و با جزئیات حداکثری است.

2) تهيه فهرست فروشندگان
اين فهرست براساس اطلاعاتی عمومی از قبیل توانمندي و سوابق شرکت ها، تناسب محصولات شرکتها با زمینه فعالیت سازمان، مشتريان آنها، و همچنین بهره گيري از نظرات مشاوران و بررسي پياده سازي هاي موفق آنها در صنعت و زمینه فعالیت سازمان، تهیه می گردد. در تهيه اين فهرست نبايد محدود شد, بلکه هر تامين کننده بالقوه اي را مي توان در فهرست مذکور جاي داد. از شرکت های نوپا نیز غافل نشوید! برخی از شرکت ها نوپا به شرطی که شرایط فنی و اداری لازم را داشته باشند، می توانند کار را با قیمتی کمتر و کیفیتی بالاتر به انجام رسانند.

3) تهيه و ارسال درخواست پيشنهاد
براساس نيازمنديهاي شناسايي شده در گام اول، درخواستي تهيه مي شود و براي فروشندگان و تامين کنندگانی که در گام قبل لیست آنها تهیه گردیده است، ارسال مي شود. شرکت ها با دريافت این درخواست که معمولا با نام RFP (مخفف Request for Proposal) شناخته می شود، پیشنهاد خود را نسبت به برآوردن نيازمندي هاي سازمان ارائه می دهند. در اين پيشنهاد, فروشندگان بيان مي کنند که سيستم آنها توانايي پاسخگويي به کدام يک از نيازمندي های مطرح شده را داراست. البته در صورتيکه در حال حاضر قابليتي براي برآوردن بخشي از نيازمندي ها وجود نداشته باشد، ممکن است فروشنده اعلام کند که در آينده قابليت مذکور را به سيستم اضافه خواهد نمود. به هر حال فروشندگان با تکميل درخواست ها، توانايي خود را در برآوردن نيازمندي هاي سازمان اعلام مي کنند.

4) دريافت پیشنهادها و امتيازبندي آن ها
در اين مرحله، سازمان پيشنهادهاي فروشندگان را گردآوري نموده و نسبت به مقايسه و ارزيابي آنها اقدام مي کند. در ارزيابي پيشنهادها تمرکز بر انطباق نيازمندي ها با پيشنهادهاي مطرح شده مي باشد. در اين مرحله همچنين بايد حوزه هاي عملکردي سازمان ارزيابي شده و اولويت بندي شوند. به عنوان مثال ممکن است پس از بررسي ها و مطالعات صورت گرفته مشخص شود که حوزه مالي داراي بيشترين اولويت و حوزه توليد داراي اولويتي پس از آن است. به همين صورت بايد با بهره گيري از نظرات کارشناسان, اولويت هريک از حوزه هاي عملياتي سازمان مشخص شود. سازمان در اين مرحله با يک مدل تصميم گيري روبرو است که در يک سمت آن حوزه هاي عملياتي با اولويت هاي مشخص و در سوي ديگر پيشنهادهاي فروشندگان است. پس از بررسي تطابق پيشنهادها با نيازمندي هاي حوزه هاي عملياتي براي هريک از پيشنهادها ضريب انطباق بدست مي آيد. با مرتب کردن پيشنهادها براساس ضريب انطباق، پيشنهادهاي مناسب تر مشخص شده و موارد نامناسب حذف مي شود. از اين طريق مي توان به ليستی از فروشندگان منتخب دست يافت.

5) دعوت رسمي از فروشندگان منتخب براي ارائه محصولات خود
پس از تهيه ليست منتخب، سازمان از فروشندگان منتخب دعوت مي کند تا نسبت به ارائه و دموي محصول خود اقدام نمايند. در اين مرحله واحدهاي مختلف سازمان با محصول نرم افزاری موردنظر آشنا شده و نسبت به ارزيابي دقيق و انطباق هرچه بیشتر آن با نیازها و فرآیندهای واحد خود اقدام مي نمايند. در اين مرحله مجموعه اي از شاخص هاي غير عملکردي نيز تعيين شده و فروشندگان براساس اين شاخص ها ارزيابي مي شوند. سابقه فروشنده، توانمندي فنی و سازماني وي، کیفیت محصول تولیدشده، پشتيباني و خدمات پس از فروش، قيمت محصول و ملاحظات سياسي-اقتصادي از جمله شاخص هاي مطرح در اين مرحله مي باشند.

6) امتيازبندي و انتخاب نهايي
در اين مرحله ارزيابي هاي قبلي جمع بندي شده و براساس شاخص هاي مطرح شده در مرحله قبل، امتياز هريک از فروشندگان موجود در ليست کوتاه از سوی واحدهای مختلف تعيين مي شود. پيشنهادي که بيشترين امتياز را دريافت کرده باشد، به عنوان مناسبترین محصول انتخاب مي شود. البته در اين مرحله مي توان با انجام تحليل حساسيت، تاثير شاخص هاي مختلف در انتخاب پيشنهادها را ارزيابي کرده و گزينه هاي جايگزين را نيز مشخص نمود.

توجه به انتخاب دقيق نرم افزار براي سازمان ها و شرکتهاي داخلي بسيار حائز اهميت است چرا که مي تواند علاوه بر کاهش هزينه و زمان پياده سازي سيستم, ريسک پياده سازي را نيز به شدت کاهش دهد. رویکرد 6مرحله ای فوق می تواند انتخاب نرم افزار را به صورت دقیق به اجرا گذارد تا نتیجه آن قابل قبول باشد.
به طور کلی نرم افزار انتخابي بايد قابليتها و نيازمندهاي مورد نظر سازمان را پوشش دهد، انعطاف پذيري لازم را براي واكنش مناسب در برابر تغييرات محيط داشته باشد. همچنین قابليت يكپارچه شدن با سيستم هاي ديگر را داشته باشد. نرم افزار بايد جامع، باثبات و از خدمات پشتيباني مناسب برخوردار باشد. همچنین سازمان در خريد امتياز نرم افزار نبايد با محدوديتهايي همچون تحريم هاي اقتصادي روبرو باشد.

آرمانت راهی است برای انتخاب نرم افزار مناسب.