مدیریت الکترونیک اسناد

مدیریت الکترونیک اسناد

EDMS

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد و پرونده ها با قابلیت ایجاد دسترسی امنیتی تا سطح اوراق پرونده

مشخصات

پلتفرم اجرا
ویندوز
دسته بندی
امور اداری / نرم افزار مدیریت، بایگانی و آرشیو فرم ها و اسناد
مناسب برای کسب و کارهای
نامشخـص

بروزرسانی اطلاعات

3 سال و 6 ماه پیش

توضیحات

مشخصات نرم افزار
1. قابلیت تعریف شناسنامه برای اسناد: شناسنامه مجموعه ای از فیلدهای اطلاعاتی است. این مجموعه برای تمامی اسنادی که وارد سیستم میشوند تکمیل میشود. با استفاده از همین شناسنامه امکان جستجو و فراخوانی اسناد فراهم میشود. مثلا در یک آرشیو منابع انسانی فیلدهایی مانند نام و نام خانوادگی و شماره پرسنلی جزو فیلدهای شناسنامه اسناد هستند. در صورت نیاز میتوان برای انواع اسناد مختلف، انواع شناسنامه های مختلف تهیه کرد و هر سند را با شناسنامه خاص خود در سیستم ثبت کرد.

2. قابلیت تعریف ساختار آرشیو بصورت درختواره ای: میتوان اسناد مختلف را در یک ساختار درختواره ای طبقه بندی کرد (هر یک از شاخه های این ساختار درختی مانند یک زونکن عمل میکند). با اینکار دسترسی کاربران به اسناد تسهیل میشود. محدودیتی در تعریف سطوح طبقه بندی اسناد وجود ندارد. در صورت نیاز میتوان برای هر سطح (زونکن) نیز شناسنامه خاصی را تعریف کرد.

3. قابلیت انتقال اسناد به نرم افزار از طریق اسکنر: در محیط نرم افزار میتوان با اسکن اسناد آنها را در پرونده مورد نظر ثبت کرد.

4. قابلیت انتقال اسناد به نرم افزار با Drag & Drop: در صورتیکه سندی قبلا اسکن شده باشد و یا به فرمتی غیر تصویری وجود داشته باشد، میتوان به روش فوق براحتی آنرا در نرم افزار ثبت کرد.

5. قابلیت تعریف سطوح دسترسی متمایز برای پرونده ها و اسناد: برای هر پرونده و یا سند میتوان سطوح دسترسی مورد نظر را تعریف کرد. دسترسی که برای پرونده تعریف میشود قابل تعمیم به پرونده و اسناد زیر آن میباشد.

6. قابلیت تعریف گروه های کاری و کاربران: در این قسمت مشخصات افرادی که مجوز دسترسی به اسناد مختلف را دارند، در سیستم ثبت میشود. برای سهولت مدیریت دسترسی ها، میتوان کاربران را در گروه های کاری مختلف طبقه بندی کرد. طبقه بندی کاربران در گروه های کاری سبب میشود تا در صورت نیاز به تغییر دسترسی افراد به اسناد (مثلا با تغییر سمت سازمانی)، نیازی به تغییر در سطوح دسترسی که برای اسناد تعریف شده است نباشد. بعبارت دیگر با تغییر گروه کاربر و یا با عضو کردن کاربر در گروه جدید، میتوان دسترسی های وی را به روز کرد.

7. قابلیت تعریف انواع طبقه بندی ها در اسناد: هر پرونده از انواع متنوعی از اسناد تشکیل شده است. مثلا در پرونده پرسنلی انواع اسناد شامل، اسناد سجلی، سوابق آموزشی و غیره میشود.

8. قابلیت طبقه بندی برگهای پرونده: در نرم افزار قابلیت طبقه بندی برگهای پرونده بر اساس طبقات تعریف شده وجود دارد. با اینکار میتوان برگهای پرونده را به ترتیب تاریخی ثبت شده و نیز بر اساس طبقه بندی ثانویه بازیابی کرد.
مثلا برای هر کارمند در سال چندین حکم کارگزینی صادر و بایگانی میشود. این احکام به ترتیب تاریخ در پرونده شخص ثبت میشود ولی گاهی کاربر نیاز دارد تا به تمام احکام کارگزینی کارمند دسترسی داشته باشد، در اینحالت براحتی میتواند احکام کارگزینی کارمند مورد نظر را مشاهده کند.

9. امکان تعریف آرشیوهای مختلف، مانند آرشیو پرسنلی، حقوقی. هر یک از این آرشیوها بصورت مستقل مدیریت میشود.

10. ثبت سوابق دسترسی به اسناد: کلیه دسترسی های افراد به اسناد در سیستم ثبت میشوند و در صورت نیاز قابل گزارش گیری هستند.

11. قابلیت نگهداری اسناد حذف شده و بازیابی مجدد آنها: اسنادی که به هر علتی حذف میشوند (کاربر باید مجوز لازم برای حذف سند را داشته باشد)، در بخش دیگری از سیستم ثبت میشوند. بعبارت دیگر حذف موقت میشوند. کاربری که سندی را حذف کرده باشد در صورت نیاز میتواند اقدام به بازیابی آن کند.

12. قابلیت نمایش تصویر اسناد: هنگامی که کاربر نیاز به مشاهده سند داشته باشد، تصویر سند در محیط نرم افزار نمایش داده میشود، این کار بدون نیاز به استفاده از نرم افزارهای نصب شده در محیط ویندوز امکان پذیر میشود.

13. قابلیت تغییر محل ثبت سند در ساختار درختی: کاربر میتواند محل نگهداری اسناد را با Cut & Paste تغییر دهد.

14. قابلیت جستجو بروی شناسنامه اسناد: پس از ثبت اسناد در نرم افزار، امکان جستجو و فراخوانی آنها توسط کاربران مجاز فراهم میشود. کاربر میتواند با هر یک از فیلدهای شناسنامه سند (و یا هر ترکیبی از این فیلدها)، سند یا اسناد مورد نظر خود را جستجو کند. محدوده عمل جستجو را میتوان یک پرونده خاص و یا تمامی آرشیو تعیین کرد.

15. دسترسی به سند: کاربر از طریق حرکت در ساختار درختی و یا جستجو، اسناد مورد نظر خود را پیدا میکند. در مرحله بعد کاربر میتواند تصویر سند را مشاهده کند (در صورتیکه تصویر چند صفحه ای باشد، امکان حرکت بین صفحات مختلف سند وجود دارد). بعلاوه در صورتیکه دسترسی لازم را داشته باشد میتواند سند را در نرم افزار مربوطه باز کرده و یا اقدام به چاپ و یا انتقال آن به بیرون نرم افزار نماید.

16. گزارشهای متنوعی در سیستم پیش بینی شده است. برخی از این گزارشها عبارتند از:
a. گزارش از سوابق دسترسی به اسناد مورد نظر
b. گزارش از سوابق دسترسی شخص و یا گروه مورد نظر به اسناد مختلف
c. گزارش از اسناد و پرونده های حذف شده
در این گزارشها امکان تعیین فیلترهای متنوع، مانند تاریخ وکاربر پیش بینی شده است.

17. قابلیتهای خاص مورد نیاز در آرشیو منابع انسانی قوه قضاییه شامل:
a. اتصال به نرم افزار اتوماسیون اداری برای دریافت مستقیم اسناد از این سیستم. با استفاده از این قابلیت کاربر مجاز در نرم افزار اتوماسیون اداری میتواند اسناد مورد نظر و مرتبط با آرشیو منابع انسانی را فایل واسطی منتقل کند. نرم افزار آرشیو در دوره های زمانی قابل تعیین، با اتصال به این فایل واسط، اسناد را به نرم افزار آرشیو منتقل کند.
b. امکان نصب نرم افزار در سطح کشوری: بدین ترتیب هر استان آرشیو منابع انسانی خود را خواهد داشت. یک نسخه از این آرشیو استانی در دوره های قابل تعیین، به آرشیو مرکز منتقل خواهد شد.
c. کارمندانی که محل خدمت آنها عوض میشود. یک نسخه از پرونده آنها توسط مرکز به محل خدمت جدید

امکانات

امکانات این نرم افزار، هنوز در آرمانت ثبت نشده است.

چرا این نرم افزار از سایر نرم افزارهای مشابه بهتر است؟

سطح دسترسی-گزارشات خاص-کاربری آسان

بسته و نسخه های نرم افزار

بسته ها و نسخه های مختلف این نرم افزار، هنوز در آرمانت ثبت نشده است.

ویژگی های فنی

پلتفرم توسعه

نامشخص

پایگاه داده

ندارد

امکان اجرای تحت شبکه
ندارد
نرم افزارهای مورد نیاز
قفل و امنیت
ندارد
نیاز به اینترنت
ندارد
نحوه نصب
نامشخـص
سخت افزارهای مورد نیاز

گواهی و تاییدها

تاییدیه شورای عالی انفورماتیک

گواهی ثبت وزارت فرهنگ و ارشاد

پشتیبانی و آموزش

آموزش رایگان

آموزش رایگان اولیه

نامشخص
نحوه آموزش
نامشخـص
پشتیبانی رایگان

پشتیبانی رایگان اولیه

نامشخص
نحوه پشتیبانی
نامشخـص

قیمت و شرایط فروش

نحوه خرید
نامشخـص
اطلاعات بیشتر
نامشخـص
قیمت
شروع از 0 ريال

تصاویر و فیلم

تصاویر این نرم افزار، هنوز در آرمانت ثبت نشده است.

« اطلاعات این نرم افزار توسط سازنده آن (سامان صنعت کاویان) مستقیما در آرمانت ثبت شده است و مسئولیت درستی آن بر عهده آرمانت نیست. »