بخش دوم

ویژگی ها: پشتیبانی سازگار با قوانین در دسترس نیست

بسیاری از کسب و کارهایی که در صنایع نظارتی فعال هستند، طبق قانون، نیاز به پیگیری، نگهداری و حسابرسی اسناد تجاری دارند. از میان برنامه های DMS موجود در لیست ما، کمی بیش از نیمی از آنها، یک سیستم کنترل سند را ارائه می دهند که از Health Insurance Portability ,Accountability Act (HIPAA), Sarbanes – Oxley , Good Manufacturing Practices, IOS 9000/9001 پشتیبانی می کند.

این یک قابلیت انتقادی است که بسیاری از شرکت ها نمی توانند بدون آن کار کنند. اگر کسب و کار شما تحت الزامات قانونی عمل کند، شما خواهان تایید این قابلیت موجود در بسته با در نظر گرفتن سازنده نرم افزار خواهید بود.

ابزار: کنترل نسخه، حیاتی است

ابزار کنترل نسخه برای حفاظت و ردیابی اسناد قابل ویرایش در DMS حیاتی است. آنها اطمینان می دهند که تمامی ویرایش های جدید به درستی ذخیره می شوند و نسخه های قدیمی برای دسترسی در سیستم حفظ می شوند.

این قابلیت ها به ویژه زمانی مهم می باشد که چندین نفر در دفتر یک فایل را ویرایش می کنند. در بیشتر سیستم های DMS، کنترل نسخه، دسترسی مجدد به یک فایل به یک فرد در یک زمان را محدود می کند، سایر کاربران تا زمانی که ویرایش انجام شود در وضعیت read-only قرار می گیرند. در بعضی از سیستم ها، هنگامی که یک فایل خاص ویرایش می شود، می توان یک اعلان برای هشدار دادن به کاربران خاص تنظیم کرد.

ادغام: ادغام CRM و ERP غیر عادی است

اگر کسب و کارتان از یک برنامه CRM یا یک پایگاه داده ERP استفاده می کند، شما می خواهید جستجو خود را به راه حل های DMS محدود کنید که به طور یکپارچه با برنامه هایی که هر روز استفاده می کنید ادغام شود. در حالی که می توانید از نرم افزاری استفاده کنید که با برنامه CRM یا ERP شما سازگار نباشد، انتخاب نرم افزار سازگار به شما اجازه دسترسی، ویرایش، پشتیبان گیری و نظارت بر فایل های دیجیتال و اسناد ایجاد شده در برنامه CRM یا ERP را می دهد.

از 10 محصول موجود در لیست ، پنج محصول به طور خاص برای ادغام با سیستم عامل های CRM و ERP طراحی شده اند، بنابراین ارزش صرف زمان برای شناسایی گزینه های سازگار، در طول تحقیقات نرم افزار اولیه را دارد. یکی دیگر از حقایق مهم این است که بیشتر سیستم های کنترل اسناد به منظور ادغام با ایمیل مشتریان محبوب همانند Microsoft Outlook و نرم افزار کسب و کار همانند Microsoft Office طراحی شده اند.

نرم افزار مدیریت اسناد: توصیه های ما

ارزیابی جامع ما از نرم افزار DMS ، چندین ایستگاه را علاوه بر ابزارهای پیشرفته که به شما امکان کنترل دسترسی کاربر را می دهد، همه ویژگی هایی که برای ایجاد و حفظ یک دفتر بدون کاغذ در کسب و کار کاربران مورد نیاز است را ارائه می دهد، شناسایی کرد.

        ·            M-Files DMS 10 ، برنده جایزه طلائی ما، لیست ویژگی جامع ای دارد و در ارزیابی سهولت استفاده، رتبه بالایی به خود اختصاص داده است، کسب نمره کامل 100 درصد. این برنامه یکی از دو برنامه کاربردی در آزمون اختصاصی ما بود که نمره عالی را بدست آورد. از آنجایی که این نرم افزار شامل کنترل دسترسی کاربر و سند ابزار ردیابی نسخه است، یک راه حل مناسب برای اکثر کسب و کارها می باشد. همچنین با نرم افزار CRM و ERP ادغام می شود. M-Files DMS 10 ، شامل ویژگی های سازگاری با الزامات، از جمله گردش کارهای انطباق که مطابق با Sarbanes-Oxley و سازمان های نظارتی همانند IRS و کمیسیون اوراق بهادار و بورس است، می باشد.  M-Files DMS 10، برای ویندوز و مکینتاش و نیز تبلت ها و تلفن های Android و iOS در دسترس است.

        ·            eFileCabinet Desktop Professional ، برنده جایزه نقره بررسی ده برتر است، این نرم افزار DMS تمام قابلیت های لازم جهت ذخیره سازی اسناد کپی شده بر روی ابر را دارد. ما این رابط و مجموعه ابزار را بصری و استفاده از آن را آسان یافتیم. در حالی که در درجه اول به دلیل یک مجموعه پیچیده از گزینه های مدیریت، میزان سهولت استفاده از آن کم باشد، آن را به عنوان بهترین DMS با مجموعه ای از ویژگی های غنی و گزینه های پشتیبانی گسترده ای عمل می کند. eFileCabinet Desktop Professional  برای هر دو سیستم عامل مک و ویندوز طراحی شده است.

·        Dokmee، برنده جایزه برنز، یک گزینه بسیار خوبی برای کاربران تجاری و خانگی است، و دارای مجموعه ای از ویژگی های جامع است. این نرم افزار DMS در جایگاه سوم قرار می گیرد، زیرا استفاده از این نرم افزار در مقایسه با نرم افزارهای بالا دشوارتر است. این برنامه برای رایانه های ویندوز و اپل طراحی شده است.