در هنگام سفارش و تهیه نرم افزار مدیریت پرسنل و منابع انسانی به موارد 5 گانه زیر دقت کافی داشته باشید:

1. همیشه از منابع معتبر خرید های خود را انجام دهید

اگرجه این نکته، نکته ای ساده به نظر می رسد اما بسیاری از سازمان ها بر سر همین نکته ساده هم سهل انگاری می کنند. وقتی شما روی یه نرم افزار مدیریت پرسنل سرمایه گذاری می کنید، شناخت دقیق از محصول داشتن و انتخاب کردن یک برند و مرجع خوب برای خرید این نرم افزار بسیار مهم است که نباید از آن غافل شوید. بد نیست بدانید، خرید از برندهای ارزان ممکن است به قیمت از دست رفتن امنیت دیتابیس اطلاعات سازمان شما تمام شود. همیشه سعی کنید پیش از صرف هزینه، نظرات دیگر مشتریان را در مورد نحوه رفع نیاز آنها توسط نرم افزار مربوطه، مطالعه کنید.

فراموش نکنید که این بخش، یکی از اقدامات حیاتی در کسب و کار شما بوده و ممکن است این سرمایه گذاری، بارِ اول و آخر در هزینه کردن برای این دست نرم افزار ها باشد. خیلی به قیمت نرم افزار حساس نباشید و به دلیل اهمیتِ نقش آن، همیشه به کیفیت و صحت عملکرد آن دقت کافی داشته باشید. مسلماً دوست ندارید اطلاعات پرسنلی سازمان شما در تمام وب منتشر و همه از ریزِ فعالیت شما باخبر شوند.   

2. نرم افزاری با پشتیبانی 24 ساعته در هفت روز هفته تهیه کنید

در زمان تهیه نرم افزار، نوع پشتیبانی که برای شما به ارمغان می آورد را بررسی کنید. آیا این نرم افزار پشتیبانی دائمی دارد یا شرکت توسعه دهنده، ساعت های خاصی از روز را به پاسخگویی اختصاص داده است؟ خوب این پشتیبانی قوی، در طول روز می تواند شما را از شر بسیاری از مسائل و دست اندازهای فنی محفوظ نگه دارد. برخی از این شرکت های توسعه دهنده پشتیبانی دائمی دارند اگرچه بسیاری از آنها دائمی به شما خدمات ارائه می کنند. پس بعنوان یک امر حیاتی در ارزیابی این نرم افزارها به این مورد نگاه کنید.

در نظر داشته باشید، امنیت مدیریت پرسنل تا حد زیادی در گرو پشتیانی نرم افزار بوده اگرچه همیشه تیم فنی ماهر خود را برای رفع مشکلات احتمالی در این زمینه بهتر است تشکیل دهید. البته یک کمک واقعی و حساب شده از سمت توسعه دهنده خود نرم افزار خیلی راحت تر مسائل پیش آمده را رفع و رجوع می کند.   

3. سیستمی عمل کنید

سیستمی عمل کردن اجزای بسیار زیادی را در بر می گیرد اما اصل منظور ما از این پدیده، تعیین صحیح و بجای اولویت های شما می باشد. مسلماً ایجاد هر مشکل و مسئله در هر سازمانی اجتناب ناپذیر است. اطمینان حاصل کنید که با مسائل بصورت سیستماتیک برخورد نموده و برای اثبات حقانیت خود در ارائه راه حل مشکلات، از نسخه پشتیبان ذخیره شده اطلاعات بهره بگیرید. در مواجهه با هر نرم افزار مدیریت منابع انسانی، اول باید با مسائل و نگرانیهای بزرگتر دست و پنجه نرم کنید تا بعد از آن به سراغ جزییات بروید. این روش در بسیاری از شرکتها جواب داده است. تهیه سیستمی که به شما این اطمینان را بدهد که پرسنل به درستی ردیابی می شوند، خصوصا از زمانیکه حقوق پرسنل به کارکرد و اثربخشی آنها گره خورده است، بسیار با اهمیت است.