لیست نرم افزار های حسابداری

امروزه شاهد حضور تعداد بسیار زیادی از نرم افزارهای حسابداری و مدیریت مالی با قابلیت های متنوع تخصصی برای صنایع مختلف و همچنین طراحی شده متناسب با اندازه سازمان ها در بازار هستیم. وجود امکانات مختلف، زیر سیستم های متنوع و همچنین قیمت های متفاوت، انتخاب را برای مشتریان بسیار سخت کرده است. این انتخاب در واقع یکی از مهمترین فرآیندها در یک سیستم مالی می باشد زیرا انتخاب نادرست علاوه بر تحمیل بار مالی، می تواند منجر به اختلال در فعالیت مالی سازمان مربوطه گردد.

بنابراین اگر به تنوع بالای نرم افزارهای حسابداری مشکلاتی همچون تغییرات مکرر استاندادرها، تغییر نیازهای سازمان، تغییر سیاستهای سازمانی و ظهور تکنولوژی های جدید را بیافزاییم، انتخاب نرم افزار حسابداری کار بسیار دشواری خواهد بود. در این راهنمای خرید قصد داریم تا اصول اولیه و شناخت دقیق نیازها را برای خرید نرم افزار حسابداری مورد بررسی قرار دهیم.

در این بررسی به سوالات زیر پاسخ داده خواهد شد:

-       نرم افزار حسابداری چیست؟

-       دسته بندی کاربردهای نرم افزارهای حسابداری

-        شما جز کدام نوع از خریدارها هستید؟

-        اصول انتخاب برنامه حسابداری

-       روند بازار که شما باید بدانید

نرم افزار حسابداری چیست؟

نرم افزارهای حسابداری برای دنبال کردن معاملات مالی درون یک سازمان مورد استفاده قرار میگیرند. هسته ی یک نرم افزار حسابداری شامل پکیج های زیر می باشد:

دفتر کل

حساب های دریافتی

حساب های قابل پرداخت

حقوق و دستمزد

گزارش گیری

تمامی سیستم های نرم افزاری بر اساس این 5 ماژول تولید می گردند. در حال حاضر شاهد تولید گاه و بیگاه سیستم هایی با قابلیت های تخصصی برای انواع خاصی از تجارت ها بر گرفته از 5 ماژول اشاره شده برای شرکت های مختلف هستیم.

دسته بندی کاربردهای نرم افزارهای حسابداری

-        حسابداری پایه: در این نوع از نرم افزارهای حسابداری، کاربر نیاز به بخش های پایه ای و اساسی در یک سیستم حسابداری دارد. بخش هایی همچون دفتر کل، حساب های دریافتی و قابل پرداخت، دارایی ثابت و سپرده های بانکی. هر نوع کسب و کاری به این بخش ها که در واقع هسته یک سیستم حسابداری را تشکیل می دهند برای مدیریت امور مالی اش نیاز دارد.

-        پروژه محور: این نوع از سیستم های حسابداری به کسب و کارهای پروژه محور کمک می کنند تا با دنبال کردن هزینه ها در پروژه شان، سود و بهره وری شان را در آن پروژه به حداکثر برسانند. با استفاده از این نوع سیستم های حسابداری، شرکت می تواند هزینه های مورد نیاز پروژه جهت راه اندازی و همچنین هزینه های آینده رو بررسی کرده تا پروژه ای که از سود کافی برخوردار است را انتخاب نماید. در این نوع از سیستم های حسابداری هزینه های پروژه همچون هزینه های نیروی کار، هزینه های سربار و هزینه های مصالح و تجهیزات جهت بهبود تصمیم گیری مورد ارزیابی قرار می گیرد.

-        تنخواه: این دسته از نرم افزارهای حسابداری به موسسات غیر دولتی و همچنین نهادهای دولتی کمک می کنند تا روند پیشرفت طرح های توسعه ای و همچنین هزینه هایشان را در آن طرح ها دنبال کنند. سازمان های غیر دولتی می توانند با بهره گیری از این نوع سیستم های حسابداری، سرمایه های اهدایی و کمک های مالی خود را در پروژه ها مدیریت کنن تا در نهایت خواسته های اهدا کنندگان برآورده گردد. این نوع سیستم ها به سازمان های دولتی اجازه می دهند تا به مقررات و استانداردهای حسابداری دولتی (GASB) که هر نهاد سازمان مختص همان سازمان است دست یابند.

-        مدیریت موجودی: این نوع از سیستم های حسابداری به شرکت ها کمک می کند تا سطوح موجودی صحیح را برای به حداکثر رساندن سود، جلوگیری از اتلاف هزینه و به حداقل رساندن هزینه های مربوط به استهلاک موجودی در اختیار داشته باشند.

-        فاکتور و صورتحساب: این از سیستم های حسابداری مجموعه ای از پرداخت های مشتری را به صورت خودکار و به طور مرتب با حداقل خطای انسانی در اختیار کاربران قرار می دهند. این نوع از سیستم های حسابداری بسیار پرطرفدار می باشند به طوریکه تاکنون انواع مختلفی از سیستم های فاکتور و صورتحساب برای پشتیبانی از طیف گسترده ای از صنایع، مدل های کسب و کار، روش های پرداخت و مقیاس عملیاتی طراحی و تولید شده است.

-        بودجه بندی و پیش بینی: با بهره گیری از این سیستم حسابداری کاربران می توانند راه حل های بودجه بندی و پیش بینی را برای برنامه ریزی چشم انداز مالی شرکت از داده های مربوط به گذشته که در اختیار داریم پیش بینی کنند تا در نهایت شرایط های مختلفی که در آینده وجود خواهند داشت را ارزیابی کنند. این سیستم ها به طور معمول در کسب و کارهایی مورد استفاده قرار می گیرند که باید پیش بینی های مختلف همچنین و بودجه های مختلف را ادغام کنند. این نوع از سیستم های حسابداری زمانی مفید هستند که متغیرهای پیش بینی چندگانه ای برای تصمیم گیری وجود دارند.

-        حسابداری دارایی ثابت: این نوع از سیستم های حسابداری، دارایی های ثابت را با ارائه یک پایگاه داده مرکزی از دارایی ها، از جمله موقعیت دارایی، زمان  ورود و خروج، تاریخ تعیین شده برای بازگشت، برنامه ریزی نگهداری، تاریخچه حسابرسی، هزینه و استهلاک، مهیا می کند. برنامه ریزی استهاک دارایی ها و همچنین از رده خارج کردن آنها از جمله بخش های مهم این گونه از سیستم های حسابداری دارایی هستند.

-        مدیریت حقوق و دستمزد: سیستم های حقوق و دستمزد به کسب و کار کمک می کند تا کارکنان حقوق و دستمزد را به خوبی مدیریت کنند. این سیستم ها مبالغ چک ها را جمع آوری و محاسبه می کنند، به طور خودکار مالیات های دولتی را پرداخت می کنند و به طور منظم گزارش های قانونی و مالیاتی را تولید می کنند. وجود یادآورهای خودکار در این سیستمها به شرکت ها کمک می کند تا پرداخت هزینه ها در موعد مقرر انجام گیرد تا از مجازات های قانونی اجتناب شود.

شما جز کدام نوع از خریدارها هستید؟

قبل از ارزیابی گزینه های موجود از سیستم های حسابداری، ابتدا باید تعیین کنید که چه نوع خریدار هستید. بیش از 90 درصد از خریداران به یکی از این سه دسته تقسیم می شوند:

1-     مشتریانی از کسب و کارهای کوچک در حال رشد: این نوع از کسب و کار ها برای اینکه بتوانند قدرتمندتر عمل کنند نیاز دارند که سیستم های پایه شان در معرض ارتقاء قرار گیرند تا بتوانند از کارهای پیچیده تر پشتیبانی کنند. مانند پیش بینی تقاضا، بررسی معاملات و حساب های مابین شرکت و دیگر شرکتها، افزایش اطلاعات ذخیره شده و غیره. کسب و کارهای در حال رشد سیستم های خود را به دلایل مختلفی نیاز دارند به روز نمایند.

2-     مشتریان سازمانی: این خریداران نمایندگان کسب و کارها و سازمان هایی هستند که نیاز به یک مجموعه کامل برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) دارند. معمولا این سیستم ها شامل امکاناتی همچون قابلیت ادغام چند شرکت، عملیات بین المللی و ارز خارجی و مسائل دیگری مربوط به سازمانهای بزرگ می باشند. در حال حاضر SAP و اوراکل بزرگترین شرکتهای تولید کننده نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمانی در بازار می باشند.

3-     مشتریان با رتبه عالی: این خریداران بر روی کاربردهای خاصی متمرکز هستند. به عنوان مثال سازمان های خصوصی فراوانی که به دنبال نرم افزارهای حسابداری هستند که توانایی انجام فرایندهای مالی و به خصوص بودجه و اعتبارات صورت گرفته مربوط به تجارت منحصر به فرد آنها باشد. این نوع از کسب و کارها نیاز دارند نرم افزار گزارش درستی در مورد نحوه استفاده از هر مبلغ صندوق را برایشان مهیا کند. برای نمونه می توان به موسسات آموزشی، دانشگاه ها و کالج ها اشاره نمود که اغلب نیاز به نرم افزار خاصی برای کنترل پرداخت های مالی و پیگیری پرداخت مالی دارند. و یا شرکت های ساختمانی یا بنگاه های مهندسی معمولا نیاز به سیستم هایی دارند که بتواند هزینه های هر پروژه شامل نیروی انسانی، تخریب و خاک برداری و ... را محاسبه کند.

 
اصول انتخاب برنامه حسابداری

مزایای کلیدی سیستم های مدیریت مالی روشن است. دست یافتن به دیدی بهتر از هزینه ها که منجر به تصمیم گیری مالی سودمندتری می شود. علاوه بر این، سیستم ها می توانند گزارش های مختلفی را برای خلاصه کردن این اطلاعات به طور دقیق برای مخاطبان تولید کنند.

چند نکته وجود دارد که هنگام انتخاب یک نرم افزار حسابداری باید رعایت شوند. نکته اول اینکه خریداران پیش از خرید باید نیازهایشان را از برنامه حسابداری معین کرده باشند. به عبارتی باید بدانند کدام نوع از کاربردهای سیستم های حسابداری مورد نیازشان است. خریداران در زمان خرید باید مطمئن باشند که ماژول های مناسب در سیستم خریداری شده وجود دارد. به عنوان مثال، شرکت های مهندسی و شرکت های ساختمانی باید سیستم حسابداری خریداری کنند که پروژه محور باشد.

نکته دوم در نظر گرفتن نرخ رشد کسب کار می باشد. خریدار برنامه حسابداری باید رشد شرکتش را در زمان خرید در نظر داشته باشد. در زمان خرید ضمن اینکه باید مشخص کنید چه کاربردی خواهد داشت، باید بدانید جز کدام دسته از مشتریان می باشید و در آینده با توجه به نرخ رشد کسب و کار به کدام دسته تغییر عضویت خواهید داد. بدین ترتیب می توانید در صورتی که نرخ رشد سریعی دارید از هم اکنون آن دسته ای که در آینده به آن ملحق خواهید شد را مبنا قرار داده و سیستم حسابداری را متناسب با آن برگزینید تا از اتلاف سرمایه جلوگیری گردد.

روند بازار که شما باید بدانید

همانطور که در زمان خرید، بسته های نرم افزاری حسابداری را ارزیابی می کنید، می بایست روند فعلی بازار و تکنولوژی های آینده را نیز زیر نظر داشته باشید:

نرم افزار به عنوان خدمات (Software as a service): با به وجود آمدن سرویس های پردازش ابری شاهد آن هستیم که بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار، نرم افزارهای خودشان را در قالب پردازش ابری ارائه میدهند که به آن SaaS یا نرم افزار به عنوان خدمت گفته می شود. در این روش نرم افزارها از طریق اینترنت قابل دسترس است و هر کس نیاز به آنها داشته باشد م یتواند یک حساب کاربری خریده و از آن استفاده کند. معمولا هزینه ها به صورت ساعتی ساعتی محاسبه می شوند و در واقع کاربر برنامه را اجاره می کند و با مبلغ بسیار کمتری نسبت به خرید نرم افزار می تواند از آن استفاده کند. بنابراین استفاده از خدمات ابری نیز می تواند در هزینه های انتخاب نرم افزار حسابداری شما بسیار تاثیر گذار باشد.