لیست نرم افزار های پردازش تصویر اسناد

سیستم های  نرم افزار های امروزی قدرتمند، جامع و سریع هستند و این چیزی ست که از سیستم مدرن می تواند انتظار داشت. اما وجود این توانمندی ها به همراه تنوع در ارائه محصولات موجب شده تا انتخاب نرم افزار متناسب با کسب و کار به شدت مشکل گردد. بهترین راه حل برای انتخاب یک نرم افزار خوب، تهیه یک لیست از تمام اقلامی که یک سیستم مدیریت را بهبود می بخشد می باشد. در تهیه این لیست می بایست نظرات مدیران، شرکا، واحدهای محتلف (همچون حسابداری) و اپراتورها لحاظ گردد.

اشتباه متداولی که در زمان انتخاب نرم افزار معمولا خریدارن مرتکب می شوند این است که به کاری که نرم افزار انجام می دهد توجه می کنند در صورتی که مواردی بسیار مهم دیگری همچون کارایی، قابل اطمینان بودن و ایمنی بر عملکرد دقیق یک نرم افزار بسیار تاثیر گذار است. یک سیستم نرم افزاری باید سطح دخالت انسان را در فرآیندهای مدنظر به حداقل برساند. به این ترتیب در اکثر کارها، نیروی انسانی کاهش خواهند یافت. با حذف کارمندان از معادله، سیستم نرم افزاری شما خطرات خطا را کاهش می دهد، کیفیت عملکرد را بهبود می بخشد و سطح کنترل خود را افزایش می دهد. عوامل بسیار زیادی در انتخاب و خرید یک نرم افزارمناسب مطرح هستند که عدم توجه به آنها مشکل در کسب کار و هدر رفت منابع مالی را در بر دارد. برخی از مهمترین فاکتورها شامل قابلیت اطمینان، سرعت، سازگاری، امنیت و کیفیت نرم افزار و غیره است که در این راهنمای خرید سعی داریم تمامی این مفاهیم را به وضوح شرح داده تا در زمان خرید با آگاهی مناسبی اقدام به انتخاب نمایید.

زمانی که تصمیم به انتخاب یا خرید یک نرم‌افزار مناسب برای محیط کسب وکار می گیرید، انبوهی از سوالات و نگرانی ها مانند قیمت‌ مناسب و انتخاب صحیح مطرح می شود، به‌ خصوص که اگر تجربه خوبی از نرم‌افزارهای که قبلا استفاده کرده اید در ذهنتان نداشته باشید. با تجربه ای که در برخورد با خریداران مختلف کسب کرده ایم، می توان گفت دو سوال دقدقه اصلی خریداران نرم افزارهای مختلف می باشد

-          چگونه می‌توانیم نرم افزار جهت کسب و کارمان انتخاب کنیم؟

-          فاکتورهای اساسی در زمان خرید نرم افزار باید در نظر بگیریم کدامند؟

در این راهنمای خرید تمامی فاکتورهای اساسی انتخاب نرم افزار به تفصیل شرح داده خواهند شد تا دید جامعی به خریداران الهام بخشد. در ادامه به موارد خواهیم پرداخت.

1-     کیفیت نرم افزار: یکی از مهم‌ترین پارامترهای که در زمان خرید باید مد نظر قرار گیرد بحث کنترل کیفیت نرم افزار است. شرکت تولید کننده نرم افزار می بایست مجوزهای لازم را در این زمینه کسب نموده باشد. در بحث کنترل کیفیت تمامی حالت های استاندارد عملکرد نرم افزار شرح داده شده است و خیال خریدار را از لحاظ بسیاری از مسائل فنی راحت می کند. به‌ عنوان مثال اگر تعداد کاربران در حد زیادی افزایش یابد، نرم‌افزار چه عکس‌العملی از خود نشان می‌دهد؟   

2-     سازگاری نرم افزار: هر چقدر که نرم افزار خریداری شده تعداد بیشتری از نیازهای شما پشتیبانی کند، سازگاری بیشتری با نیازهای شما خواهد داشت. بنابراین بهتر است قبل از خرید نرم افزار، نیازهای خود را شناسایی و اولویت بندی کنید و در نهایت نرم افزاری که ببشترین نیازهای با اولویت بیشتر شما را پشتیبانی نماید را انتخاب کنید.

3-     انعطاف پذیری: در زمان خرید توجه داشته باشید که نرم افزار مد نظرتان اینقدر انعطاف پذیری داشته باشد که قسمت های مختلف را بتوانید مطابق با سلیقه تنظیم نمایید. وجود ابزارهای انعطاف پذیری همچون گزارش سازها، فرم سازها، نامه سازها و طراحی مسیر گردش کار به شدت در نرم افزار گسترش یافته است.

4-     سرعت نرم افزار: نرم افزاری مناسب است که زمان انجام کارها را به حداقل برساند. نرم‌افزاری که می‌خواهیم استفاده کنیم باید تحت وب سبک و سریع باشد تا نیاز به نصب نرم‌افزارهای جانبی نیز نداشته باشد و در حد امکان با جستجوگرهای مختلف سازگاری داشته باشد.

5-     یکپارچگی تمامی قسمت های نرم افزار: امروزه نرم‌افزارهای جزیره جزیره منسوخ شده‌اند و سیستم‌های ERP جای آنها را گرفته‌اند. شما باید به دنبال یک محصول یکپارچه باشید. برای این موضوع دقیقاً مشخص کنید چه واحدهایی از طریق نرم‌افزار باید با هم مرتبط باشند و آن را برای طراح و کارشناس نرم‌افزار توضیح دهید تا بتوانید بهترین استفاده را از ظرفیت نرم‌افزار ببرید. یکپارچه بودن نرم‌افزار از بسیاری از دوباره ‌کاری‌ها جلوگیری می‌کند و کلیه اطلاعات شما در یک پایگاه داده ذخیره می‌گردد؛ بنابراین فقط یک سرور می‌تواند کلیه نیازهای شما را پاسخگو باشد.

6-     میزان منابع مصرفی: یک نرم افزار مناسب می بایست جهت اجرا در محیط کسب و کار شما کمترین منابع سخت افزاری را به کار گیرد.

7-     قیمت: یک نرم‌افزار خوب باید توجیه اقتصادی بالایی برای کسب و کار شما به همراه داشته باشد. در واقع باید با به خدمت گرفتن نرم‌افزار بتوانیم بسیارِ از هزینه‌های فعلی را کاهش داده و خدمات به مشتریان را افزایش دهد. باید توجه داشت که قیمت در انتخاب یک نرم افزار نباید باعث شود که یک نرم افزار نامناسب انتخاب گردد و بعد از مدتی مجبور شوید به دنبال یک محصول خوب باشید.

8-     پشتیبانی از نرم افزار: از مهمترین فاکتورهای زمان خرید یک نرم افزار، خدمات پس از فروش آن محصول می باشد. توجه داشته باشید در قرارداد زمان خرید حتما به بخش پشتیبانی از نرم توجه ویژه ای داشته باشید.

9-     امنیت: یکی از مهم‌ترین شاخصه‌های انتخاب یک نرم‌افزار خوب امنیت نرم‌افزار است. نرم‌افزاری را انتخاب کنید که دارای مجوزهای لازم در این زمینه باشد. با رؤیت مجوز معتبر، شما مطمئن خواهید شد که شرکتی متخصص با استانداردهای روز جهانی نرم‌افزار مورد نظر را تست کرده و این منجر به اخذ گواهی امنیت شده است. اگر به گواهینامه ارائه شده مشکوک شدید حتماً آن را استعلام نمایید تا از صحت آن اطمینان حاصل کنید.