لیست نرم افزار های حضور و غیاب و تشخیص هویت

اگر به دنبال یک راه حل مناسب برای کنترل ساعات کار و روزهای مرخصی کارمندان و همچنین خلاص شدن از شر کارت پانچ های دستی می باشید، نرم افزارهای حضور و غیاب یک راه مناسب و قابل اعتماد می باشند.

این نوع نرم افزارها، ساعت کار کارکنان را ثبت می کنند، حضور و غیاب را کنترل می کنند، برنامه ریزی، سرعت بخشیدن در انجام کار ها و پرداخت حقوق را ساده می کنند. نسخه های تحت وب این نرم افزارها امکان دسترسی از هر جایی را از طریق اینترنت میسر می سازد. این سیستم ها در چندین بخش از یک فرایند کسب و کار نقشی کلیدی دارند:

§        کم کردن خطاهای انسانی مرتبط با کنترل کارکنان و حضور و غیاب آنها

§        کاستن زمان و تلاش های لازم برای مدیریت فرآیندهای منابع انسانی (HR)

§        تسهیل برنامه ریزی، برآورد، حقوق و دستمزد و مدیریت تنظیم مقررات کار

  در این راهنمای خرید موارد زیر بررسی خواهند شد:

-        نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

-        ویژگی های اصلی نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

-         شما جز کدام دسته از خریداران هستید؟

-         روند بازار چگونه است؟

نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

نرم افزار زمان و حضور و غیاب اغلب به عنوان نرم افزار ساعت کارمندان یا نرم افزار پیگیری حضور و غیاب کارکنان قلمداد می گردد. این اصطلاحات قابل تغییر هستند و به سیستم هایی که انواع کارهای روزانه را شامل می شوند، اشاره دارند:

§        مدیریت برنامه زمانی کارمندان

§        پیگیری ساعت های کاری ثبت شده توسط هر کارمند

§        نظارت بر اضافه کاری و عدم حضور به دلیل مرخصی، بیماری و تعطیلات

شرکت ها می توانند نرم افزار حضور و غیاب را به عنوان یک راه حل جداگانه و یا به عنوان بخشی از مجموعه مدیریت منابع انسانی خریداری کنند. خریدارانی که نرم افزار حضور و غیاب را به صورت مجزا خریداری می کنند باید توجه داشته باشند که این سیستم قابلیت ادغام با سیستم حقوق دستمزدشان را داشته باشد. این کمک می کند تا داده ها به صورت یکپارچه بین برنامه ها انتقال داشته باشد و در نتیجه یک فرآیند پرداخت موثر داشته باشید. در یک مجموعه ی نرم افزاری مجتمع، ماژول کنترل حضور و غیاب، حقوق و دستمزد و همچنین سایر وظایف مدیریت منابع انسانی مهم، مانند اداره مزایا و ارزیابی کارکنان وجود دارد.

ویژگی های اصلی نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

ویژگی ها و قابلیت های نرم افزار حضور و غیاب  کارمندان عبارتند از:

§        ابتدایی ترین ویژگی این نرم افزارها قابلیت ثبت زمان ورود و خروج می باشد، همچنین باید این امکان وجود داشته باشد که بتوان در مواقع نیاز این کار را به صورت دستی انجام داد. برخی از نرم افزارها از کارت خوانهای مغناطیسی، PIN ها و سایر ویژگی ها برای تسهیل زمانبندی استفاده می کنند. به شما امکان می دهد تا هزینه های مرخصی، روزهای تعطیل یا زمان پرداخت را پیگیری کنید.

§        به شرکت هایی که کارکنان آنها زمان زیادی را در بیرون از شرکت صرف می کنند، اجازه می دهد از طریق نسخه های حضور غیاب مبتنی بر موبایل، فرآیند ثبت حضور و غیاب را انجام دهند. ابزاهای بسیاری همچون GPS در حال حاضر برای کنترل کارمندان استفاده می گردد.

§        سیستم های برنامه ریزی معمولی شما را قادر به ایجاد و نظارت بر برنامه ها و مقایسه آنها با زمان واقعی کار می کنند. مدیران می توانند هشدارهای اضافه کاری و یادآوری کارکنان را برای بهبود حضور تنظیم کنند.

§        یک ویژگی پیشرفته، محاسبه هزینه کار با استفاده از داده های تاریخی و تجزیه و تحلیل هوشمند به منظور تعیین چند نفر ساعت برای انجام یک پروژه است که به عنوان ماژولی در نرم افزارهای حضورغیاب به کار گرفته می شود.

§        اگر سیستم یک برنامه حقوق و دستمزد داخلی ندارد، باید با سیستم حقوق و دستمزد شرکت شما به طور موثری ادغام شود تا سرعت و دقت پرداخت و حسابداری را تضمین کند.

شما جز کدام دسته از خریداران هستید؟ 

به طور کلی، خریداران نرم افزار حضور و غیاب، به یکی از دسته های زیر تقسیم می شوند:

1-     بخش های مدیریت منابع انسانی: اگر شما به دنبال یک برنامه جامع مدیریت منابع انسانی می باشید بهتر است به راهنمای خرید برنامه های مدیریت منابع انسانی نگاهی بیاندازید. مدیریت زمان و حضور و غیاب می تواند یکی از بسیاری از کارها مورد نیاز شما باشد از جمله مدیریت منابع انسانی. این سیستم ها سیستم ممکن است شامل بخش های پیگیری متقاضی، آموزش کارکنان و بسیاری از ویژگی های دیگر متخصصان مدیریت منابع انسانی باشد.

2-     مدیریت نیروی کار: این جایی است که خریداران از کسب و کارهای کوچکتر معمولا دیده می شوند. شرکت شما رشد کرده است، اما شما به طور کامل به سطح که نیاز به یک سیستم مدیریت منابع انسانی کامل دارید، نرسیده اید. با این حال، شما می خواهید ابزار حضور و غیاب خود را که به حقوق و دستمزد اضافه و متصل کنید.

روند بازار چگونه است؟

خریداران آینده نگر باید در زمان جستجوی نرم افزارهای حضور و غیاب روند بازار در ذهن خود مد نظر داشته باشند:

§        استفتده از تکنولوژی ابر: نرم افزارهای اشتراک مبتنی بر وب در حال افزایش می باشند، برخی از بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب در حال حاضر مبتنی وب ارائه می شوند.

§        اقتصاد مبتنی بر خدمات: بخش خدمات به سرعت در طول قرن گذشته افزایش یافته است، که نشان دهنده افزایش تعداد شرکت های خدمات، و این واقعیت است که صنعت خدمات در قرن گذشته به طور نمادین افزایش یافت از 31 درصد از کل کارکنان ایالات متحده در سال 1900 تا 78 درصد در سال 1999. شرکت های خدماتی نیازمند روش های نوآورانه ای برای پیگیری بهره وری و خروجی کارکنان از منابع یا بخش های تولید هستند، به همین دلیل این نوع ابزار ها در حال حاضر بسیار محبوب هستند.

§        ترتیبات کاری انعطاف پذیر: بر اساس گزارشی از WorldatWork، بیش از 75 درصد از شرکت های آمریکای شمالی FWA ها را به عنوان یک مزیت رقابتی برای کارکنان خود ارائه می دهند. ترتیبات انعطاف پذیری مطلوب شامل ارتباط از راه دور است. کار از راه دور و یا "زمان انعطاف پذیری" به کارکنان اجازه شروع کار روزانه زودتر از 9 صبح و حتی بعد از 5 بعد از ظهر را می دهد. برای شرکت هایی که WA ها را ارائه می دهند، توانایی دقیق پیگیری و کنترل حضور کارکنان بسیار مهم است.