اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری به تمامی ابزار‌ها و روش‌هایی که امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیو‌تر در فعالیت‌های دفتری امکانپذیر می‌سازند گفته می شود. هدف اتوماسیون اداری فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده سازی، بهبود و خودکار سازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره می باشد. در گذشته نسخه های اولیه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های بودند اما در حال حاضر امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری از جمله بخش هایست که در سیستم های اتوماسیون اداری تعبیه شده است.

در این راهنمای خرید به موارد زیر پرداخته خواهد شد:

-        اتوماسیوناداری چیست؟

-         بخش های مختلفسیستم اتوماسیون اداری

-         مزایایاستفاده از اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست؟

شاید بتوان سیستم اتوماسیون اداری را شکل تکامل یافته سیستم های دبیرخانه که کار ثبت و شماره دهی مکاتبات را بر عهده دارند را نام برد. امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود. سیستم‌های اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، یک راه حلی موثر جهت رفع مشکلات سازمانی به صورت الکترونیکی محسوب می‌شوند.

بخش های مختلف سیستم اتوماسیون اداری

1-     نامه های اداری یا دبیرخانه: بخش اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری، بخش دبیرخانه می باشد در این بخش فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی انجام می گیرد. در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی صورت می پذیرد. در این بخش از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می‌شود.

2-     فرم‌ساز: بخش دبیرخانه، تنها راه انجام مکاتبات  در یک سازمان نیست گاهی اوقات برخی سازمانها مکاتبات خود را در قالب فرم های اداری انجام می دهند که موضوع باعث شده در اتوماسیون های اداری بخشی با عنوان فرم ساز قرار داده شود. در این بخش طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها در قالب جریان‌های کاری که از پیش تعریف شده اند ایجاد می گردد. وظیفه ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات و به طور کلی مدیریت این فرم‌ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری انجام می‌شود.

3-     مدیریت قرارهای کاری: مدیریت تنظیم جلسات، برنامه ریزی قرارهای کاری، پیگیری آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد. یکی از بخش‌های سیستم‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.

4-     آرشیو: با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آن‌ها وجود دارد. بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می‌کنند.

5-     کارتابل آفلاین

سیستم‌های اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان‌ها و نوع دسترسی به آن‌ها دارای تنوع زیادی هستند. برخی از آن‌ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر تحت وب می‌باشند. در سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می‌شود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دسترسی داشت. از جمله آن‌ها می‌توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آن‌ها را به روز نمایید.

بخش‌های دیگری نیز به تدریج به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام از آن‌ها جهت افزایش مکانیزاسیون کار‌ها در سازمان و تسهیل ارائه خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده‌اند:

§        امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی.

§        بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی

§        امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم های اتوماسیون اداری

§        امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و اس ام اس.

§        ارتباط سیستم با سایر سیستمهای عملیاتی بخشهای مختلف سازمان نطیر مالی، دریافت پرداخت، کارگزینی، انبار، فروش، امور خریداران و ...

§        امکان دور کاری در بستر امن الکترونیک

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری

استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب، علاوه بر اینکه  باعث صرفه جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و در نتیجه بهره ور شدن سازمان میشود، دستاوردهای چشم‌گیری برای مدیران، کارشناسان، کارکنان دبیرخانه و بایگانی ، ارباب رجوع یک سازمان و در نهایت محیط زیست به دنبال دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره میکنیم.

• حذف قابل ملاحظه‎ای ازمکاتبات کاغذی در سازمان
• انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار
• استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری
• ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعه‎ی آسان
• برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه
• به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده‌کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک
• مدیریت متمرکز و ایجاد شفاف‎سازی در مراحل گردش اسناد
• پایش فعالیتهای سازمان و تولید گزارشهای متنوع مدیریتی
• مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
• ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار
• ارباب رجوعان در هر لحظه میتوانند با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع گردند.
• ارباب رجوعان بدون نیاز به دوندگی در سازمان و مواجهه با کارکنان، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن ‌باشند.
• پیگیری نامه‌ها از طریق تلفن و یا اینترنت درراستای طرح تکریم ارباب رجوع
• تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‎ها
• صرفه جویی در کاغذ و در نتیجه آن کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست