لیست نرم افزار های پیمانکاری

انتخاب یک راه حل مدیریت چرخه قرارداد (CLM) برای کسب و کارهای کوچک و متوسط می تواند یک چالش باشد، به ویژه هنگامی که گزینه های زیادی در بازار وجود دارد. مهم است که قبل از نهایی شدن تصمیم خرید خود در مورد نرم افزار، تمام ویژگی ها، مدل های استقرار و روند بازار را درک کنید. به همین دلیل ما این راهنمای خریدار را برای کمک به انتخاب راه حل مناسب CLM برای سازمان شما ایجاد کرده ایم.

نرم افزار های پیمانکاری چیست؟

نرم افزار مدیریت چرخه قرارداد یا نرم افزار های پیمانکاری(CLM)، فرآیند مذاکره پیچیده و دقیق بین خریداران و تامین کنندگان را سازماندهی می کند. این نرم افزار ها معمولا کل چرخه قرارداد را از ابتدای درخواست برای پیشنهاد (RFP) تا بازنگری های احتمالی مدیریت می کند. کنترل کامل فرآیند قراردادی به کاربران اجازه می دهد تا نه تنها خطر عرضه کننده را کاهش دهند، بلکه به منظور افزایش بینش به فرصت های مذاکره ای در زمینه ایجاد قرارداد و بهبود جریان نقدی بسیار کارآمد است. نرم افزاری CLM ثابت کرده اند که عنوان یک ابزار لازم برای مدیریت جریان های چرخه قرارداد کارآمد هستند. این نرم افزارها به فرآیندهای ساده برای فروش، تهیه، حقوقی، عملیات و متخصصین امور مالی کمک می کنند. با گردش کار سازمان یافته بیشتر، مدیران می توانند در زمینه های کلیدی عملکرد متمرکز شوند و نیاز به پیگیری های ثابت را کاهش دهند. این سیستم همچنین کاربران را قادر به ایجاد قراردادهای شخصی با مشتریان خود می کند. این سیستم های نرم افزاری خود شامل چندین برنامه کاربردی به منظور مدیریت قردادهای فروشنده، قیمت گذاری، تدارکات و غیره هستند. بسیاری از این برنامه ها با دیگر سیستم های تامین منابع مالی، حسابداری و برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) نیز ادغام می شوند.

با خودکار سازی و ساده سازی خرید و نگهداری قرارداد، کاربران می توانند زبان قراردادی سازگار و به طور مرتب دوره های خرید و برنامه ریزی مالی مناسب را حفظ کنند. همچنین  کاربران می توانند از سیستم های اطلاع رسانی استفاده کنند که به شناسایی فرصت ها برای بهبود هماهنگ سازی قرارداد کمک می کند. نتیجه یک فرایند جذب نرم و صاف تر، حفظ مالکیت تامین کننده و کاهش خطر قراردادی است که می تواند به شیوه های مدیریت نقدینگی بهتر منجر شود.

ویژگی های اصلی نرم افزارهای های CLM عبارتند از:

§        تضمین مطابقت: اتوماسیون به کاربران اطمینان  می دهد که مذاکرات قراردادی، مطابق با مقررات صورت می پذیرد. به علاوه پروتکل های تکمیلی شرکت و پروتکل های خاص می توانند در صورت نیاز اضافه شوند.

§        ایجاد قرارداد و اتوماسیون: این سیستم ها اغلب شامل قالب های قراردادی جدید می شوند که می توانند به راحتی به Microsoft Word یا سایر برنامه های ایجاد سند اضافه شوند. علاوه بر این، قراردادهای آینده می تواند به طور خودکار از طریق گردش کار از پیش تعریف شده توسط کاربر ارسال شود.

§        مدیریت تصویب: روند تأیید از طریق گردش در بین بسیاری از افراد انجام می شود.

§        اعلان ها و هشدارها: این سیستم ها به کاربران اجازه می دهد پارامترهای اطلاع رسانی گسترده و بلند مدت را برای تاریخ های تمدید، تاریخ انقضا و سایر فرصت های بازنگری ایجاد کنند. هشدارها می توانند در داخل سیستم تحویل داده شوند یا به طور مستقیم به آدرس ایمیل کاربر ارسال شوند.

§        گزارش های ویژه: ویژگی های گزارش دهی به کاربران اجازه می دهد تا فرصت های بیشتری برای بهبود شرایط قرارداد پیدا کنند.

§        ادغام حسابداری و ERP: اغلب این سیستم ها به طور مستقیم با نرم افزارهای حسابداری و ERP ادغام می شوند تا جریان داده ها به طور دقیق رصد شده و پیش بینی های مالی امکان پذیر است.

ارزیابی نرم افزار های پیمانکاری

هنگام ارزیابی سیستم های CLM، این سؤال ها می توانند تعیین کنند که آیا راه حل متناسب با نیازهای شما است یا خیر:

§        آیا شما برای عقد قراردادهای بین المللی مذاکره می کنید ؟بسیاری از مناطق و ادارات حکومتی مقررات منحصر به فردی برای قرارداد و پیشنهادات دارند. راه حل انتخاب شده شما باید مطابق با آن باشد.

§        چه نیازهای دیگری باید در این سیستم لحاظ شود تا زنجیره تامین موجود در شرکت شما تکمیل گردد؟

§        آیا ادغام با حسابداری، ERP یا سایر نرم افزارهای زنجیره تامین لازم است؟