لیست نرم افزار های حسابرسی

نرم افزار حسابرسی به سازمانها در برنامه ریزی و شناسایی ریسک هایی که می توانند ایمنی و یا کیفیت کالا یا خدمات ارائه شده را به خطر بیندازد کمک می کنند. در کسب و کارهایی که به مقررات دولتی و استانداردهای صنعتی احترام می گذارند، مدیریت حسابرسی یک جزء حیاتی از تطابق و استراتژی مدیریت ریسک است. اگر شما در حال سرمایه گذاری در یک سیستم حسابرسی هستید، ما این راهنمای را برای کمک به تصمیم گیری بهتر در خرید شما ارائه کرده ایم. در این راهنما موارد زیر بررسی خواهند گردید:

§       نرم افزار مدیریت حسابرسی چیست؟

§       ویژگی های اصلی نرم افزار حسابرسی چیست؟

§       شما جز کدام دسته از خریداران هستید؟

§       مزایای نرم افزار مدیریت حسابرسی چیست؟

§       معیارهای کلیدی در انتخاب نرم افزار مدیریت حسابرسی چیست؟

نرم افزار مدیریت حسابرسی چیست؟

این نوع از نرم افزارها فرایندهای مدیریت حسابرسی را در یک سازمان استانداردسازی می کند. این استانداردسازی کمک می کند تا گام های مختلف در چرخه حیات حسابرسی را خودکار سازید و به کسب و کار اجازه می دهد که حسابرسی را در یک چارچوب جامع انجام دهید. اگر چه ممكن است نوع ممیزی ها متفاوت باشند، ممیزی های داخلی، ممیزی های تامین كننده، ممیزی های كیفیت و غیره ، اما به طور کلی نرم افزارحسابرسی ممیزی های زیر را معمولا شامل می شود:

§        برنامه ریزی و زمانبندی: اولویت بندی مناطق ریسک پذیر، ایجاد طرح مبتنی بر ریسک هدفمند، برنامه ریزی در زمان حسابرسی.

§        انجام ممیزی: تیم حسابرسان کارهای ممیزی، کار کنترل سندها را انجام می دهند، مشاهدات را پیگیری می کنند و در رکوردهای ثبت شده جستجو را انجام می دهند. این مرحله اغلب به عنوان "کار میدانی" توصیف می شود.

§        مدیریت یافته ها: پیگیری میزان پیشرفت کار و نظارت بر روند و تجزیه و تحلیل. ایجاد گزارش های ممیزی و بررسی توصیه ها با برنامه های مدیریت ریسک مدیریت.

§        پیاده سازی و بررسی: پیاده سازی برنامه های عملیاتی، مشاهده و ثبت یافته ها. نظارت و پیگیری موفقیت آمیز آیتم های اجرایی و توجه داشتن به هر ناسازگاری که ممکن است در آینده نیاز به ممیزی داشته باشد.

ویژگی های اصلی نرم افزار حسابرسی چیست؟

سیستم های حسابرسی معمولا شامل قابلیت های زیر می شوند:

§        برنامه ریزی حسابرسی: مشاهده تقویم کاری تیم حسابرس، زمانهای در دسترس بودن منابع و مشکلات بالقوه‌ای که در طول فرآیند حسابرسی ممکن است بروز کند. ایجاد جدول زمانی و زمانبندی وظایف تیم حسابرس.

§        پیگیری کارها و زمانبندی های مقرر شده: تخصیص وظایف و تاریخ های مربوطه، پیگیری پیشرفت وظایف و ثبت زمان به منظور تحلیل و ارزیابی. و در نهایت اعلام هشدار به کارفرما در زمان ناموفق بودن وظایف.

§        فرم ها و چک لیست های قابل تنظیم: ایجاد و ذخیره فرم ها و چک لیست های سفارشی با توجه به نیازهای حسابرسی.

§        اعلان های ایمیلی: هشدار خودکار از طریق ایمیل به تیم حسابرسی در مورد هرگونه تغییر در برنامه، موارد اولویت یا وظایف پیگیری.

§        داشبورد: دارا بودن یک مدیریت برای تمامی حسابران به منظور پیگیری پیشرفت وظایف، بودجه و جدول زمانی؛ وضعیت مشاهده چک لیست حسابرسی نظارت بر عملکرد و تجسم روند.

§        گزارش نویسی: تولید اسناد مرتبط و تحلیل روند داده ها، گزارش عملکرد، تولید توصیه ها و برنامه های عملیاتی بر اساس یافته ها.

شما جز کدام دسته از خریداران هستید؟

همانطور که در بالا ذکر شد، کسب و کارهایی که به طور منظم نیاز به ممیزی دارند، به طور معمول به دو دسته تقسیم می شوند:

-         تنظیم شده توسط FDA: این کسب و کارها باید به طور دقیق از استانداردهای خاصی پیروی مانند شرکتهای دارویی. این شرکتها برای انجام این کار به طور مداوم و بدون خطا نیاز به یک سیستم خودکار دارند.

-         مطابق با استانداردهای صنعتی: تولید کنندگان، کسب و کارهای تجاری و سرویس های خدماتی می بایست در یک چاچوب مشخص استانداردهای کیفی را رعایت کنند.  برای نمونه می توان به استاندارد ISO 9000 به عنوان یکی از این چارچوب ها اشاره کرد. برای کسب گواهینامه ISO 9000، کسب و کارها بر اساس تعهدات کیفیت خود ارزیابی می شوند و باید مستندات مربوط به فرایندهای خود را ارائه دهند. نرم افزارهای حسابرسی می توانند این فرایند را بسیار ساده کنند.

مزایای نرم افزار مدیریت حسابرسی چیست؟

نرم افزار حسابرسی می تواند یک تشکیلات با مزایای مختلف را گردآورد. این مزایا شامل:

§        کاهش ریسک: استانداردهای فرآیند مدیریت ممیزی ناسازگاری را حذف می کند. همچنین دید جامعی را به جریان های کاری، جمع آوری داده ها و معیارهای گزارش می دهد.

§        افزایش امنیت: ذخیره و مدیریت اسناد حسابرسی، توصیه ها و برنامه های اجرائی در یک سیستم متمرکز امن منجر به افزایش امنیت می شود.

§        بهبود انطباق: انجام فرایندها مطابق با استانداردهای صنعتی و مقررات دولتی در قالب یک دنباله حساب دقیق و قابل جستجو.

معیارهای کلیدی در انتخاب نرم افزار مدیریت حسابرسی چیست؟

هنگامی که شما راه حل های حسابرسی بالقوه را برای کسب و کار خود ارزیابی می کنید، با جزئیات تمام نیازهای خود را شروع کنید و آنها را بر اساس اهمیت شان طبقه بندی کنید. در زیر برخی از پارامترهایی که به شما کمک می کند تا راه حل مناسب را شناسایی کنید آورده شده اند.

-         برنامه ریزی حسابرسی به صورت خودکار: ممیزی یک فرآیند واحد نسبتا آسان است، اما زمانی که هزاران فرایند در مکان های متعدد وجود دارد، برنامه ریزی دستی می تواند بسیار دشوار باشد. سیستم های کنترل حسابرسی اتوماتیک، برنامه ریزی های سفارشی در طول سال را بر اساس عوامل مانند دسترسی حسابرسان و منطقه عملیاتی ارائه می دهند. برنامه ریزی اتوماتیک می تواند به کاربران کمک کند که برنامه حسابرسی کلی خود را برای سال کامل طراحی کنند.

-         تحرک در فرآیند حسابرسی: فرایند ممیزی معمولا در محل سازمان، از جمله انبار و فروشگاه، انجام می شود. بنابراین حسابرسان نیاز دارند تا مکان فیزیکی هر فرآیند را ثبت کنند و داده ها را ضبط کنند. به همین ترتیب، باید یک دستگاه قابل حمل مانند تبلت برای ضبط داده ها، در سیستم حسابرسی استفاده گردد. بنابراین سیستم های حسابرسی تحت وب و خصوصا مبتنی بر ابر محبوبیت بیشتری خواهند داشت.

-         قالب های خودکار برای چک لیست ها و ممیزی ها: این ویژگی، فرایند حسابرسی را بدون حسابرسانی که مجبور به کامپایل چک لیست ها هستند و به طور متداول سوالات را تایپ می کند، سرعت می بخشد. اکثر سیستم های حسابرسی خودکار در بازار، لیستی از کلمات کلیدی را ارائه می دهند که انواع مختلف چک لیست ها و ممیزی ها بر طبق آنها طراحی شده اند. با استفاده از این ویژگی، کاربر فقط باید نوع ممیزی را برای برنامه ریزی فرآیند انتخاب کند.

-         ادغام ممیزی با بقیه سیستم ها مانند QMS و EHS: نرم افزارهای حسابرسی اتوماتیک معمولا سیستم های QMS و EHS را نیز شامل می شوند. سیستم های حسابرسی مدرن به طور خودکار با دیگر روش های کیفیت و ایمنی، مانند اقدام اصلاحی، به منظور اطمینان کامل از شفافیت اطلاعات، ادغام می شوند. همچنین می توان یافته های حسابرسی را برای به روز رسانی تمام سوابق در کنترل سند و در برنامه های آموزشی به منظور اطمینان از اینکه کارکنان به درستی آموزش دیده اند، ادغام کنید. چنین ادغام هایی به مدیریت کمک می کند تا یافته های حسابرسی را با فرایندهای آسیب پذیر مقایسه کند.