لیست نرم افزار های دبیرخانه الکترونیک

دبیرخانه بخش سازمانی معینی است که اداره کردن امور دفتری را طبق روش های تدوین شده و گردش مکاتبات را بر عهده دارد و بر آنها نظارت می کند. درون دبیرخانه هر سازمانی بنا به رسالت آن سازمان امورات مختلفی انجام می پذیرد اما برخی از وظایف در تمامی دبیرخانه متداول است:

• کنترل و انجام امورات دفتری
• نظارت بر دریافت و ثبت کردن نامه های وارد شده به سازمان
• نظارت بر بخشنامه ها، دستورالعمل ها و دعوتنامه ها
• انجام امور بایگانی اسناد و نگهداری آنها به منظور حفظ سوابق
• جوابدهی به مراجعین مربوط به دبیرخانه و بایگانی

در این راهنما به موارد زیر پرداخته خواهد شد:

-         دبیرخانه الکترونیک چیست؟

-         نرم افزار دبیرخانه الکترونیک چیست؟

-         امکانات نرم افزار دبیرخانه الکترونیک چیست؟

-         مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه الکترونیک چیست؟

-            دبیرخانه الکترونیک چیست؟

امروزه اکثر سازمانها با استفاده از نرم افزار بایگانی به انجام امورات دبیرخانه و ارسال و دریافت نامه های اداری خود می پردازند. این نرم افزارها امکانات متعدد و کاربردی با قابلیت اجرا بصورت تحت شبکه را دارند. با استفاده از نرم افزار بایگانی اداری می توان به ارسال دریافت نامه های اداری در قالب های آماده اقدام نمود، به راحتی نامه ها را قالب های آماده شده پرینت کرد و به جستجو در میان نامه ها پرداخت. اموراتی همچون ثبت کردن نامه های وارد و خارج شده از سازمان در دفتر اندیکاتور به همراه ضمیمه شدن تصاویر به آنها و فایل های مرتبط با نامه به تعداد نامشخص در بانک اطلاعاتی سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات، ثبت ارجاعات نامه های دریافتی، تعریف دفاتر اندیکاتور متفاوت و … از امکانات نرم افزارهای بایگانی به شمار می رود. همچنین امکان تعریف و استفاده کاربران متعدد از استفاده از نرم افزارهای بایگانی امکان پذیر است. اصولا این برنامه ها جهت بوجود آوردن نظم و سامان بخشیدن به دبیرخانه و بایگانی سازمانها پی ریزی شده اند. بنابراین اولین کاری که در نرم افزار مدیریت دبیرخانه باید انجام دهد تعریفی چارت سازمانی شرکت و طرف های مقابل میباشد.

در نرم افزار دبیرخانه عناوین شغلی به صورت شفاف مشخص می گردد.

• رئیس دبیرخانه
• معاون یا دستیار رئیس دبیرخانه
• مسئول ثبت نامه ها یا صدور نامه ها
• مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها

شرح وظایف، حیطه مسئولیت ها و نوع دسترسی افراد در نرم افزار دبیرخانه باید تعیین گردد.

در نرم افزار دبیرخانه نوع گردش کارها نیز باید از پیش تعریف و مراحل انجام کارها تعیین شده باشد.

• مرحله اول ثبت نامه های وارده در نرم افزار دبیرخانه :
• کنترل نامه
• دریافت نامه
• ثبت با کامپیوتر در دفتر اندیکاتور و دفتر اندکس
• ارجاع به مدیر
• توزیع بین اقدام کنندگان
• مرحله دوم صدور نامه های صادره به کمک نرم افزار دبیرخانه :
• تهیه نامه
• ثبت در دفتر اندیکاتور به کمک رایانه
• ارسال به صورت پست ، فکس ، تلفنگرام

-             نرم افزار دبیرخانه الکترونیک چیست؟

مکاتبات بخشی از عمده ترین اطلاعات در گردش سازمان‌ها هستند، جهت تأمین نیازهای سازمان‌ها در این بخش و همچنین ایجاد بستری مناسب به منظور مدیریت گردش اطلاعات، اقدامات زیادی در زمینه وضع قوانین و مقررات، تولید، گردش و بایگانی اسناد و مدارک صورت گرفته است. لیکن بسیاری از روش‌های به کار گرفته شده ، موجب بروز اشکالات بزرگی در نگهداری انبوه نامه ها و اسناد و پیچیده شدن روابط اداری و دست و پاگیر شدن آن شده است.از این رو گروه نرم افزاری کاوش فردا اقدام به تولید نرم افزار دبیرخانه الکترونیک نموده است. با ایجاد فناوری‌های نوین انتقال اطلاعات مانند پیام کوتاه، ای-میل، فاکس و سایر روش های ارسال و دریافت اطلاعات ، مدیریت اسناد و اطلاعات بدون استفاده از سیستم های نرم افزاری مناسب، کاری بسیار مشکل می نماید.

سیستم دبیرخانه با برچیدن روش‌های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی نامه های وارده/ صادره و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استانداردهای نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است.

-             امکانات نرم افزار دبیرخانه الکترونیک چیست؟

§         تعریف چارت سازمانی

§         تعریف نامه های صادره، وارده و داخلی

§         تعریف کاربران و تعیین حقوق دسترسی

§         امکان الصاق فایل به نامه/ امکان دسته بندی نامه ها

§         امکان اولویت بندی نامه ها

§         تخصیص کارتابل مجزا برای هر کاربر

§         امکان پیگیری نامه ها بر اساس موضوع، شناسه ی نامه، تاریخ و شماره ثبت

-             مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه الکترونیک چیست؟

نرم افزار دبیرخانه به دلیل دارابودن انعطاف پذیری بالا برای گردش اداری در هر صنفی قابل استفاده می باشد. نرم افزارهای دبیرخانه با ارائه گزارشات تکمیلی، برای مشاغلی مختلفی همچون شرکت ها ، کارخانه ها ، اداره ها ، مدارس و مراکز آموزشی ، بایگانی دفاتر و استفاده شخصی بسیار کاربردی خواهند بود. بهره گیری از این نرم افزارها مزایای فراوانی را در بر خواهد داشت

• سرعت بالا
• امنیت زیاد
• ساده بودن و استفاده راحت از نرم افزار
• قابلیت جستجوی پیشرفته
• قابلیت اسکن و بایگانی نامه ها
• تنها با یک کلیک به نامه های مشابه می توان پاسخ داد
• تعریف و گروه بندی مخاطبان و قابلیت ارسال نامه به چند نفر به صورت همزمان

تسریع در روند گردش و پاسخگویی مکاتبه ها ، انسجام در نگهداری اطلاعات و تسهیل در پیگیری و آرشیو اسناد از طریق سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات صورت می پذیرد. ویراستار متن مستقل از سامانه کاربر یکی دیگر از ویژگی های نرم افزار بایگانی اسناد و دبیرخانه است که هرگونه ابزار ویرایش و ایجاد ارتباط بین نامه ها در لایه های نامتناهی را در اختیار کاربران قرار می دهد.