لیست نرم افزار های مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)

مدیریت فرآیند کسب و کار: در نگاه اول، این اصطلاح به نظر می رسد یک توصیف ساده از آنچه رئیس ها، مدیران و مدیران بخش انجام می دهند مباشد؛ در واقع این افراد فرایندهای کسب و کار را اداره می کنند. معمولا فرآیندها با هدف افزایش کارایی، سودآوری و / یا رقابت پذیری بیشتر مدیریت می شوند. مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) در واقع یک اصطلاح فنی است. هدف BPM افزایش بهره وری، سودآوری و یا رقابت پذیری شرکت است، اما به عنوان یک اصطلاح فنی، به طور خاص بر روی دیجیتالی کردن فرآیندهای کسب و کار متمرکز است.

در این راهنما به موارد زیر پرداخته خواهد شد:

-              BPM چیست؟

-             3 نوع عمده از نرم افزارهای مدیریت فرآیندکسب و کار(BPM)

-              مزایای استفاده از نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار(BPM)

فرآیند چیست؟

به رشته ای از فعالیت های مرتبط به منظور تولید محصول محصول یا ارائه یک خدمت، فرآیند گفته می شود. طراحی این فرآیندها به گونه ای انجام می گیرد که بتوانند نیازهای مشتریان را برآورده سازند.

انواع فرآیندهای کسب و کار

انواع مختلفی از فرایندهای کسب و کار وجود دارند که آشنایی با آن ها، مدیریت و مهندسی کردنشان در هر سازمانی بسیار پر اهمیت است. در ادامه به آن ها اشاره می شود.

فرایند های اصلی سازمان

فرایند های توسعه سازمان

فرایند های پشتیبانی سازمان

اهمیت بهبود و کنترل فرایند

بسیاری از سازمان ها در مسیر حرکت خود به دلایل گوناگونی سیر نزولی می خواهند داشت. کنترل و بررسی فرآیندهای کسب و کار به صورت مستمر باعث شناخت دلایل این روند و تلاش برای بهبود شرایط خواهد گردید. یکی دیگر از دلایل کنترل و مدیریت فرایندها، پیشرفت و بهبود رقبا است. در صورتی که فعالیت های سازمان بهبود نیابد، توانایی رقابت با سازمان های دیگر را نخواهد داشت و دیر یا زود از صحنه رقابت کنار خواهد رفت. دلیل دیگر بهبود و مدیریت فرایند، افزایش توقعات مشتریان است، سازمان باید با تغییر نیازهای مشتریان آشنا باشد و رضایت مشتریان را جلب کند تا مشتری های خود را از دست ندهد.

 BPM چیست؟

BPM توسط Gartner این گونه تعریف شده است: "یک رشته ای از روش های مختلف برای کشف، مدل، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود و بهینه سازی فرایندهای تجاری. یک فرآیند کسب و کار، رفتار افراد، سیستم ها، اطلاعات و چیزهایی را برای تولید نتایج کسب و کار در حمایت از استراتژی کسب و کار هماهنگ می کند. فرایندها می توانند ساختارمند و تکراری باشند و یا غیر ساختارمنذ و متغیر باشند. BPM کلید تطبیق سرمایه گذاری هایIT  با استراتژی کسب و کار است. سیستم های مدیریت فرایند کسب و کار به طور کلی برای خودکار سازی (اتوماسیون) فرآیندها به عنوان بخشی از فازهای اجرا، نظارت و بهینه سازی استفاده می شوند. ابزارهای BPMS می تواند برای ایجاد برنامه های کاربردی کاملاً جدید، تبدیل فرآیندهای کاغذی به بدون کاغذ یا غیرسازمانی، ترقی یا نوین کردن سیستم های کسب و کار موجود استفاده شوند. این سیستم ها می توانند اطلاعات را استخراج، قالب بندی و توزیع کنند و آن اطلاعات را مطابق گام های فرآیند کسب و کار و سیاست ها و قواعد کسب و کار بین سیستم ها و افراد مسیردهی کنند. این امر به تقویت رویه های کاری و خط زمانی استاندارد و همچنین ردگیری فعالیت های کاری و معیارها کمک می کند. سیستم های BPMS شامل جریان کاری، فرم های الکترونیکی، مشخصه های هشداردهی و پرتال کاری کاربر(صندوق های ورودی، نمایشگرهای زمان واقعی، گزارش گیری و دشبوردها) می باشد. بیشتر آنها برخی انواع موتور قواعد کسب و کار و قابلیت های یکپارچگی سیستم و موزون کردن خدمت را شامل می شوند.

3 نوع عمده از نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار(BPM)

همانطور که انتظار داشتید، BPM اشکال مختلفی دارد و توسط اندازه، بخش و استراتژی کسب و کار شکل می گیرد. در نتیجه، نرم افزار مورد استفاده برای BPM در بسیاری از انواع مختلف در دسترس است. شما می توانید رویکرد خود را به بازار نرم افزار BPM با نگاه کردن به آن از نظر سه دسته کلی مشخص شده توسط گارتنر تعیین کنید: "انتخاب نوع مناسب BPM پلت فرم برای دستیابی به توسعه نرم افزار، تبدیل کسب و کار و یا اهداف کسب و کار دیجیتال"

Basic BPM Platforms: حاوی ابزارهایی برای اطمینان از اینکه  برنامه های جدید و کاربردی فناوری اطلاعات به نتایج مطلوب در کسب و کار منجر می شوند. برای مثال ابزارهایی برای کمک به تست و مدل سازی گردش کارها. این دسته از برنامه های مدیریت کسب و کار اغلب توسط سازمان های کوچک انتخاب می شوند و بسیاری از آنها توسط کارمندان خارج از بخش فناوری اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرند

BPM Suites: این از BPMS ها دامنه کاربرد وسیعتری دارند و شامل ابزارهایی هستند که توسط کارمندان فناوری اطلاعات و دیگر کارمندان استفاده می شود. این از BPMS برای سازمان هایی که پیوسته به دنبال بهبود فرایندها، افزایش چابکی و انعطاف پذیری می باشند بسیار مفید است. این BPMS برای سازمانخایی که نیاز به یکپارچه سازی با معماری IT خود را دارند بسیار مناسب است.

Intelligent BPM Suites: این دسته دارای افزونه تجزیه و تحلیل پیشرفته، هوش عملیاتی و ابزارهای سریع توسعه نرم افزار می باشد. iBPMS ها توسط سازمان هایی مورد استفاده قرار می گیرند که نیاز به اطلاعات عملیاتی پیچیده و واقعی در هر زمانی دارند.

مزایای استفاده

ارتباط سیستم مديريت فرايند با سایر سیستم های موجود در سازمان و اجتناب از تولید سیستم های جزیره‌ای. با توجه به ارتباطی كه نرم افزار BPMS با سایر زیرسیستمها برقرار میكند، اطلاعات دارای يك واحد واحد خواهند بود و از افزونگی اطلاعات جلوگیری خواهد شد.

امكان انجام بهتر و سریع تر امور. با نرم افزار BPMS با توجه به اینكه دارای موتور اعتبار و سنجش اطلاعات است، بسیاری از كنترلها توسط آن انجام ميشود.

ارائه آمار واقعی سیستم و در صورت نیاز مهندسی مجدد. با توجه به اینكه اطلاعات در سیستم بروز است هر لحظه امكان پایش اطلاعات وجود دارد.

سمت محوری در سازمان در مقابل با شخص محوری تقویت می‌شود. عدم وابستگی سازمان به نفرات با توجه به توليد حافظه سازمانی از  دیگر مزایاي نرم افزار BPMS است.

تزریق قواعد كاری موجود در سازمان به عنوان قوانین هوشمند و پویای سازمانی. اين قواعد در قالب هوش سازمانی از فرایندهای موجود استخراج و در موتور BPMS تزریق خواهد شد.

كاهش هزينه خريد و توسعه نرم‌افزارهاي سازمان. با توجه به این نكته كه با BPMS قادرید فرايندهاي پيچيده را خلق كنيد، نيازي به خريد نرم افزار و هزينه‌هاي بالاي آن وجود نخواهد داشت.

شناسایی گلوگاه ها و ارزیابی عملكرد واحدهای سازمانی.

حركت پويای سازمانی در جهت تبديل شدن از يك سازمان سنگين و پيچيده به يك سازمان چابك و پويا.

مديريت يادآوري و آلارم. بر اساس قواعد كاري امكان توليد خودكار یادآوری وجود دارد.

جهش سازمان از یك سازمان مبتنی بر اطلاعات به یك سازمان مبتنی بر دانش و خرد جمعی.

تفاوت نرم افزار BPM نرم افزار گردش کار چیست؟

 نرم افزار گردش کار مسیرهای وظایف از فردی به فرد دیگر را نشان میدهد. برای نمونه می توان به فرآیند نقد و بررسی اسناد اشاره کرد که در آن یک سند برای نقد و بررسی از یک شخص به شخص دیگر منتقل می شود. هنگامی که همه ی افراد علاقه مند سند را مورد بررسی قرار دادند، فرآیند کامل می شود. یک مجموعه مدیریت فرآیند کسب و کار، نرم افزار گردش کار را به یک سطح کاملا جدید هدایت می کند:

از دیدگاه فنی، یک فرآیند کسب و کار باید با تمامی سیستم های موجود، قوانین کسب و کار، اطلاعات کسب و کار، فرم ها و قالب ها، بدون وابستگی به کد، یکپارچگی داشته باشد.

سیستم BPM نه تنها قابلیت موتور مسیریابی را فراهم می کند، بلکه توابع کامل چرخه زندگی فرآیندها را ارائه می دهد.

   مدل سازی فرآیند: شبیه سازی یک فرآیند قبل از اتوماسیون

    قوانین کسب و کار مجتمع: قوانین فرآیند کسب و کار می تواند بدون وابستگی به فرآیندهای کسب و کار زمینه ایجاد و به روز رسانی شوند.شبیه سازی فرآیند: تست فرآیند کسب و کار به همان صورت که کاربران نهایی از فرایند استفاده خواهند کرد.

   نظارت بر فعالیت کسب و کار و گزارش گیری: هر فرآیند باید قابل مشاهده باشد