لیست نرم افزار های مدیریت همایش و کنفرانس

همواره در کنفرانس ها و همایش ها ثبت نام شرکت کنندگان، رزرو محل اسکان، پذیرش مقالات و داوری طرح ها و مقالات، رزرو کارگاه های جانبی و غرفه های نمایشگاه های جانبی، نیازمند تجربه ی بالایی جهت مدیریت شایسته امور می باشد.

-         نرم افزار همایش چیست؟

-         ویژگی نرم افزار همایش چیست؟

نرم افزار همایش چیست؟

نرم افزار مدیریت همایش ها و کنفرانس ها یک نرم افزار تحت وب است که تجربیات انجام همایش های مختلف را در چارچوب یک نرم افزار به منظور مدیریت کلیه امور مربوط به ثبت نام، مدیریت و داوری مقالات و طرح ها، رزرو کارگاه ها و نمایشگاه ها و اسکان و ... به صورت آنلاین در آورده است.

این نرم افزارها قادرند کلیه گزارشات لازم در مورد ثبت نام ها، پرداخت وجوه، رزرو کننده ها، مقالات و وضعیت داوری آنها در اختیار شما قرارداده و با یک کلیک اطلاعیه های لازم در مورد وضعیت مقالات، رزروها، پیام ها، اخبار و... را از طریق پیامک و ایمیل به اطلاع کاربران می رساند.

برگزاری و مدیریت همایش از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، زیرا نتیجه تلاش های چندماهه برگزارکنندگان همایش در چند روز خلاصه می گردد. این دسته از نرم افزارها با مدیریتی کارآمد ضمن کاهش هزینه ها و افزایش کیفیت برگزاری، سرعت انجام تمور را نیز تسریع می بخشند. اما باید توجه داشت خود نرم افزار نیز باید عاری از هر گونه مشکل اختلال باشد، زیرا کوچکترین اشتباه در پیاده سازی نرم افزار می تواند کل برگزاری همایش را تحت شعاع قرار داده موجبات نارضایتی شرکت کنندگان را فراهم آورد.

بنابراین پیش از خرید می بایست از کارآمد بودن نرم افزار همایش و کنفرانس اطمینان حاصل کرد. ضمن اینکه باید توجه داشت که یک نرم افزار جامع مدیریت همایش ها و کنفرانس ها باید امکانات و ویژگی های مورد نیاز را دارا باشد تا در حین برگزاری دست اندرکاران را دچار سردرگمی و مشکلات نکند.

ویژگی نرم افزار های همایش

از مهمترین بخش های یک نرم افزار همایش می توان به بخش های زیر اشاره کرد:

§        ثبت نام: ثبت نام آنلاین اعضا با قابلیت پرداخت وجه به صورت کارت به کارت، آنلاین و اسکن فیش است.

§        وبسایت: ایجاد وب سایت همایش و برگزاری هم زمان چند همایش با تفکیک سطوح دسترسی مدیریتی هر دبیرخانه

§        دریافت آنلاین مقالات: پشتیبانی کامل از چرخه مقالات. شامل دریافت مقاله، ارجاع به داوران و ارسال نتیجه داوری به ارسال کننده

§        رزرو کارگاه ها و اسکان و نمایشگاه های جانبی: شرکت کنندگان انتظار دارند در زمان ثبت نام امکان رزرو و ثبت نام بخش های دیگر نیز برایشان امکان پذیر باشد.

§        جستجو، گزارشات و نمودارها: لیست اعضا به تفکیک تایید شده یا نشده، پرداخت شده ها، حاضرین و غایبین، لیست هتل ها و رزرو کنندگان، لیست غرفه ها و محل های اسکان و رزرو کنندگان، امکان چاپ کارت شرکت در همایش به صورت آنلاین و غیره

§        پشتیبانی: با توجه به حساسیت برگزاری کنفرانس ها، شرکت های ارائه دهنده نرم افزار همایش باید پشتیبانی قوی و مستمری در طول برگزاری همایش ارائه دهد.