لیست نرم افزار های مدیریت و برنامه ریزی امور مالی

نرم افزارهای مدیریت امور مالی به کسب کارها کمک می کنند تا به صورت اتوماتیک داده ها و اطلاعات مالی کسب و کار شما را جمع آوری کنند و با دقت بالا روند انجام کارها در کسب و کار شما را دنبال می کنند. این فرایند در نهایت منجر به تولید گزارشات بسیار دقیق می گردد که تاثیر بسیار مثبتی بر روی اهداف کسب و کارتان خواهد داشت. در واقع یک نرم افزار مدیریت امور مالی به نوعی بخش کوچکتری از نرم افزار حسابداری به شمار می رود. نقطه قوت این نوع سیستم ها، گزارشات مالی می باشد که برای صاحبان کسب و کار مهیا می کند، این گزارشات باعث می شود کارفرما بینش بسیار دقیقی نسبت به عملکرد کسب و کار خود پیدا کند. این گزارشات شامل:

§         سوابق مالی

§         سوابق مالیاتی

§         هزینه های سفرهای تجاری

§         بهره وری کارکنان و بخش های مختلف به تفکیک

§         بازگشت سرمایه‌ی سرمایه گذاران (ROI)

با وجود این مزایا تقریبا 30 درصد از خریداران نرم افزار حسابداری از بخش سیستم گزارش مالی (مدیریت امور مالی) استفاده نمی کنند که این امر منجر به قرار گرفتن در معرض خطر سرمایه گذاری های بد و نقض احتمالی قوانین مالیاتی می شود.

این که آیا شما برای اولین بار از نرم افزار حسابداری مالی برای سرمایه گذاری استفاده می کنید یا به دنبال ارتقاء سیستم فعلی خود هستید تا بهتر با نیازهای تجاری یا صنعت خود سازگار شوید، این راهنما می تواند به شما در تصمیم گیری خرید اطلاعاتی بیشتر کمک کند.

در این راهنما به سوالات زیر پاسخ داده خواهد شد:

§         نرم افزار مدیریت امور مالی چیست؟

§         ویژگی هایی که در یک سیستم مدیریت امور مالی باید به دنبال آنها بود

§         ملاحظات کلیدی در خرید

§         شما جز کدام دسته از خریداران هستید؟

گزارشات مالی یکی از حیاتی ترین فرایندها در سیستم حسابداری کسب و کارتان می باشد.  گزارشات کمک می کنند تا با یک تصویر کلی از وضعیت مالی و فعلی و در نظر گرفتن زمان، بتوان تصمیم درستی که منجر به سود آوری گردد را اتخاذ کرد. گزارش ها نقش اساسی در برنامه ریزی و تهیه مالیات دارند. با توجه به قوانین مالیاتی مختلف، گزارشگری دقیق مالی، کلیدی برای ادامه رقابت با سایر شرکتها و نیز پاسخ گویی به  مسئولیت های مالی می باشد. به همین ترتیب، گزارش های مالی به صاحبان کسب و کار کمک می کند تا بدهی های مالیاتی را کاهش و تصمیم گیری های هوشمندانه سرمایه گذاری را افزایش دهند.

یک سیستم مدیریت امور مالی می بایست از سه نوع گزارش مالی پشتیبانی کند:

1-      ترازنامه: ترازنامه وضعیت دقیق مالی یک نهاد را در هر تاریخ مشخص نشان می دهد. این اطلاعات حاوی اطلاعاتی درباره دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان کسب و کار است.

2-      حساب سود و زیان: عملکرد مالی شرکت (سود خالص یا زیان) را در طی یک دوره مشخص از زمان نشان می دهد. این گزارشات شامل اطلاعات مربوط به درآمد کسب و کار، هزینه ها و مخارج می باشد.

3-      صورت جریان وجوه نقد: صورت جریان وجوه نقد، نقل و انتقال دارایی ها و میزان نقدینگی ورودی خروجی یک شرکت در طی یک دوره مشخص از زمان را نشان می دهد.

به این گزارشات باید گزارش مالیات بر ارزش افزوده، گزارش استهلاک دارایی ها و غیره را اضافه کرد.

ویژگی هایی که در یک سیستم مدیریت امور مالی باید به دنبال آنها بود

مهمترین وظیفه یک ابزار گزارشگری مالی، گزارشگری در مورد شاخص های مالی و عملکردی است، به عنوان مثال، ترازنامه، حساب سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد. با این حال، ویژگی های دیگری نیز وجود دارد که شما باید در زمان خرید سیستم مدیریت امور مالی مد نظر داشته باشید. این ویژگی ها شامل:

§         داشبورد: جمع آوری اطلاعات مالی کسب و کار و ارائه خلاصه ای از اطلاعات برای مخاطبان خاص (مدیران)

§         قابلیت ادغام با نرم افزارهای دیگر: مطمئن شوید که نرم افزار مدیریت امور مالی امکان انتقال گزارشات بین نرم افزارهای مختلف را دارا باشد خصوصا اگر سیستم حقوق دستمزد شرکتتان را برون سپاری کرده اید.

§         دسترسی چند کاربره: در فرایندهای مالی، بر روی یک گزارش نیاز است چند حسابدار، مدیران مختلف و بازرسان نظارت داشته باشند. لذا فراهم کردن امکان دسترسی چند کاربره بر روی گزارشات ضروری است.

ملاحظات کلیدی در خرید

§         بسته به نیازهای تجاری و صنعتی شما ممکن است گزینه های گزارش اضافی که در بالا ذکر نشده اند نیاز نداشته باشید. بسیاری از شرکتها و مدیران این شرکتها با توجه به طرح های اقتصادی و نوع کسب و کارشان نیاز به گزارشات اختصاصی دارند. به عنوان مثال در یک کارخانه ممکن است یک مدیر نیاز مبرمی به گزارش استهلاک دستگاهها و قطعات مختلف داشته باشد.

§         نرم افزارهای مدیریت امور مالی در پلت فرمهای گوناگونی عرضه شده اند. مبتنی بر کامپیوترهای رومیزی، مبتنی ابر و مبتنی بر وب. در زمان تهیه باید نحوه دسترسی کاربران را مد نظر قرار داد و در صورتی که کاربران نرم افزارهای مدیریت امور مالی در یک محل متمرکز نیستن، تهیه نرم افزار در قالب پلتفرم های مبتنی بر کامپیوتر گزینه مناسبی نیست. در این گونه موارد راه اندازی سیستم های مبتنی بر وب و مبتنی بر ابر بسیار مناسبتر است.

شما جز کدام دسته از خریداران هستید؟

§         کسب و کارهای کوچک: در مجموع اکثر کسب و کارهای کوچک از خرید نرم افزارهای مدیریت امور مالی راضی هستند. در واقع این برنامه ها به کسب کارهای کوچک کمک می کند تا اطمینان حاصل کنند که گزارشگرهای مالی به طور کامل با دیگر پروسه های حسابداری کلیدی مانند بودجه بندی و پیش بینی، حقوق و دستمزد و صدور صورت حساب و فاکتور ادغام شده است.

§         کسب و کارهای متوسط و در حال رشد: تحقیقات اخیر نشان می دهد بیش از 60 از کسب و کارهای متوسط و در حال رشد تمایل به جایگزینی سیستم حسابداری کنونی شان با نرم افزار حسابداری پیشرفته تری هستند. این مساله نشان از آن دارد که بیشتر خریداران در حقیقت به دنبال بهبود نرم حسابداری شان هستند. بنابراین می توان نتیجه گرفت ضعف در پشتیبانی از تمامی فرایندهای مالی و یا نداشتن برخی ویژگی ها باعث ایجاد این حس در اکثر خریدارن گردیده است که در اکثر این موارد وجود یک سیستم نرم افزار مدیریت امور مالی به عنوان واسط و یا بخشی از سیستم حسابداری می توان راهگشا باشد.

بنابراین خریدارانی که نیاز به عملکرد جزئی تری در سیستم حسابداری شان دارند بهتر است سرمایه خود جهت خرید یک نرم افزار مدیریت امور مالی در کنار سیستم حسابداری شان صرف کنند.