لیست نرم افزار های سیستم های مدیریت دانش

هر سازمان براي دستيابي به اهداف خود، از مجموعه دانشي استفاده مي‌كند كه نزد تك‌تك افراد و در ذهن آنها انباشته شده است. در صورت عدم استفاده از اين دانش‌ها، مي‌توان شكست سازمان يا بالا بودن هزينه‌هاي ناشي از تكرار برخي فرايندهاي تصميم‌گيري و عدم استفاده مطلوب از سوابق تجربي و تصميم‌گيري‌ها را انتظار داشت. به همين دليل، سازمان‌هاي پيشرو اقدام به جمع‌آوري دانش نهفته نزد پرسنل و گروه‌هاي كاري مي‌كنند كه به آن «سرمايه دانش» گفته مي‌شود.

-       چرا به نرم افزارهای مدیریت دانش نیاز است؟

-       ویژگی های اصلی نرم افزار مدیریت دانش

-       مزایای سازماندهی اطلاعات شرکت

اساسا، این نوع نرم افزار داده های خام را که توسط یک شرکت انباشته شده، به اطلاعات مفید تبدیل می کند. برای این منظور داده ها را در یک پایگاه داده متمرکز که به راحتی قابل جستجو می باشد جمع آوری نموده و بدین ترتیب کاربران امکان دسترسی به اطلاعات را پیدا می کنند. این برنامه ها به یک شرکت کمک می کنند تا یک پایگاه دانش ایجاد و نگهداری کند که اساسا یک پایگاه تخصصی بوده و توسط مشتریان جستجو و مرور می شود. این برنامه ها به مشتریان اجازه می دهند تا قبل از تماس با عوامل پشتیبانی، بتوانند پاسخ سوالات خود را بیابند. کارکنان می توانند درون این پایگاه های دانش محتوا نوشته و جهت استفاده دیگران نشر دهند. از پایگاه های دانش می توان برای استفاده داخلی سازمان برای کمک به کارکنان نیز استفاده کرد. در مواردی همچون به اشتراک گذاری اسناد، آموزش و حل و فصل تماس های پشتیبانی.

چرا به نرم افزارهای مدیریت دانش نیاز است؟

فعالیت های روزمره حتی یک کسب و کار کوچک می تواند داده های زیادی را ایجاد کنند و در صورتی که این اطلاعات سازماندهی نشده باقی بمانند، برای این شرکت ارزش زیادی نخواهند داشت. با استفاده از این نرم افزارها برای سازماندهی این داده ها، شرکت ها می توانند به طور قابل ملاحظه ای زمان جستجوی کارکنان برای پاسخ به سوالات در مورد مشاغل خود و مشاغل مربوط به مشتریان را کاهش دهند. شرکت ها و بازار های خاص به ویژه فناوری اطلاعات، مخابرات و امور مالی، عملا نیاز به استفاده از پایگاه های اطلاعاتی برای زنده ماندن در اقتصاد اطلاعاتی دارند. پایگاه های اطلاعاتی قابلیت ساده سازی فرایندهای آموزشی را برای شرکت هایی که در معرض مواجه شدن با مشکلات قرار دارند، فراهم می کنند.

ویژگی های اصلی نرم افزار مدیریت دانش

نرم افزارهای مدیریت دانش مجموعه ای متنوع از ویژگی ها زا ارائه می دهد. در زیر لیستی از مهمترین موارد را برای شما فراهم نموده است.

§        درخت تصمیم: بسیاری از سیستم های مدیریت دانش می توانند به شما در ایجاد درخت های تصمیمی "پرسش و پاسخ" کمک کنند.  این سیستمها مشتریان را قادر می سازد تا پاسخ سوالات خود را به راحتی بیابند.

§        گزینه بازخورد: پایگاه دانش دارای گزینه های بازخورد می باشد که به کاربران امکان رای دادن و همچنین گذاشتن کامنت بر روی یک محتوا می دهند.

§        خوراک RSS: بسیاری از پایگاه های اطلاعاتی از خوراک RSS استفاده می کنند تا کاربران را با مقالات جدید و مفید نگه دارند.

مزایای سازماندهی اطلاعات شرکت

تقریبا تمام کسب و کارهای خدماتی مبتنی بر مشتری می توانند از سازماندهی اطلاعات خود برای دسترسی کارمندان و مشتری بهره مند شوند. مزایا عبارتند از:

§        کمک به مشتریان برای کمک به خودشان: جمع آوری اطلاعات برای ایجاد پورتال سلف سرویس برای مشتریان کمک می کند تا حجم کار عوامل پشتیبانی را کاهش دهد.

§        متمرکز کردن اطلاعات برای عوامل پشتیبانی: عوامل پشتیبانی می توانند اطلاعات مربوط به مسائل رایج را در یک مکان واحد پیدا کنند، که این امر آنها را قادر می سازد میزان زمان صرف شده در یک تیکت مشخص را کاهش دهد.

§        متمرکز کردن اطلاعات برای عوامل فروش: به طور مشابه، نمایندگان فروش می توانند اطلاعات متمرکز در مورد استرتژی های مختلف را در یک جای متمرکز پیدا کنند تا بتوانند زمان خود را برای فروش کاهش دهند.

§        ساده سازی آموزش: کارکنان جدید می توانند پاسخی به سوالاتی که با آنها روبرو می شوند را به راحتی پیدا کنند.

§        بایگانی بهترین شیوه ها: دانش کارکنان باتجربه را می توان حفظ کرد، بنابراین شرکت در هنگام خروج کارکنان دچار مشکل نمی گردد.

§        به اشتراک گذاری آسان اسناد: ارائه خدمات به مشتریان با دسترسی متمرکز و از راه دور به تمام اسناد حیاتی، موجب از بین رفتن ارتباطات داخلی می شود که می تواند کار روزانه یک شرکت را تحرک بخشد.

§        آگاه نگه داشتن مديريت: مدیران به آسانی دسترسی به داده های کلیدی را در نوک انگشتان خود دارند، که آنها را قادر می سازد تا تصمیمات آگاهانه تر بگیرند.