نرم افزار بایگانی اسناد یگانه

🔔نرم افزار بایگانی اسناد یگانه

در عصر ارتباطات، سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات نقش بسزائی ایفا می کند در اکثر سازمانها ، شرکتها و مراکز اطلاعاتی برای ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره ... نیاز به سیستم بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود
چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده نسبت به گذشته احساس نیاز بیشتری به استفاده از سیستم های مکانیزه در مراکز بایگانی و چرخه مکاتباتی سازمان خود داشته باشید.
بایگانی اسناد یگانه نرم افزار پرسرعت و قدرتمند است جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار.

💡 برخی از قابلیت های نرم افزار بایگانی اسناد

1- امکان ثبت پرونده با مشخصات اولیه (Header)
🔹 تاریخ و ساعت ثبت
🔸 شماره پرونده
🔹 کاربر ثبت کننده
🔸 کلمات کلیدی و خاص
🔹 خلاصه موضوع سند و مدرک
🔸 طبقه بندی پرونده
🔹 امکان جستجوی بر اساس کلیه مشخصات وارد شده در هر سند

2- امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده
🔸 مثال (پرونده دانشجویان ، پرونده کارمندان، پرونده پروژه های تحقیقاتی(به صورت شاخه های تو در تو)
🔹 امکان الصاق فیلد های مورد نظر کاربر به هر موضوع وقابلیت ورود اطلاعات آن برای هر پرونده

3- امکان الصاق پیوست های مختلف به یک پرونده
🔸 با فیلد های: توضیحات
🔹 فرمت پیوست ) عکس ، فایل Word ، فیلم و ... (
🔸 نوع سند ) قرارداد ، فتوکپی شناسنامه و .. (
🔹 مسیر نگهداری ) درصورتی که در SQL نگهداری نشود (
قابلیت ها:
🔸 امکان Scan تصاویر به دو فرمت Jpg و Tiff از درون سیستم
🔹 امکان ویرایش تصویر در درون نرم وامکان چاپ هر سند در سایزهای مختلف
🔸 امکان ویرایش فایل های Word با مدیریت نرم افزار

4- تعریف فرمت پیوست ها:
🔸 عنوان
🔹 پسوند فایل ها
🔸 امکان انتخاب اینکه فایلها در SQL server نگهداری شود یا خیر
🔹 مسیر و انتخاب نرم افزاری که این نوع فایل را می تواند ویرایش کند.
🔸 امکان تعریف نوع سند
🔹 امکان اضافه کردن فیلدهای دلخواه کاربر به پیوست ها
🔸 امکان تعیین ضروری بودن یک نوع سند در یک نوع پرونده
🔹 ....

5- امکان تعریف چارت سازمانی و کارمندانی که می توانند از پرونده ها استفاده کنند
🔸 امکان امانت دادن یک پرونده به یک کارمند سازمان به صورت مجازی
🔹 تعیین دسترسی یک امانت گیرنده به صورت Read only یا قابلیت ویرایش
🔸 امکان امانت دهی یک سند از پرونده یا کل پرونده

6- امکان دسته بندی پرونده ها در زونکن های مختلف
🔸 امکان تعریف زونکن ها و موضوعات به صورت درختی
🔹 امکان اختصاص یک پرونده به چند زونکن . . .

7- ارتباط با نرم افزار دبیرخانه
🔸 امکان الصاق نامه های ثبت شده در دبیرخانه به یک پرونده بدون اسکن یا تایپ مجدد
🔹 امکان الصاق یک نامه به چند پرونده . . .

8- برخی از گزار شها
🔸 گزارش از پرونده هایی که یک نوع سند خاص را ندارد
🔹 گزارش از پرونده های ناقص
🔸 گزارش با فیلتر کردن فیلدهای تعریف شده توسط کاربر برای هر پرونده
🔹 گزارش از یک سند خاص در کلیه پرونده ها
🔸 امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی، نموداری، آماری، جدولی
🔹 امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel . . .

9- امکان مدیریت چند بایگانی مختلف در نرم افزار
🔸 تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای جدا گانه از سازمان
🔹 امکان بایگانی پیوستهای اسناد سالهای گذشته و خروج آن ازسیستم برای افزایش سرعت در حجم اطلاعات بالا

10- امکانات مدیریت نرم افزار
🔸 امکان استفاده کاربران متعدد بطور همزمان از سیستم
🔹 امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یک از آنها
🔸 امکان تغییر تنظیمات پیش فرض و ظاهر سیستم برای سهولت کار
🔹 امکان پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت. (Log)
🔸 انتقال اطلاعات حذف شده (بازیابی) از لیست اسناد در حذف شده ها و استفاده مجدد
🔹 امکان تبدیل متن پیغامهای سیستم از انگلیسی به فارسی توسط مدیر سیستم جهت جلوگیری از خطاهای کاربر
🔸 تهیه نسخه پشتیبان(Backup) به صورت دوره ای و اتوماتیک
🔹 قابل اجرا در کلیه سیستم عامل های ویندوز (Vista, Xp,2000,Me)
🔸 تحت شبکه LAN و Windows2003 Server و پایگاه داده ای SQL Server
🔹 برنامه نویسی با استفاده از Borland Delphi 7.0و بر اساس استانداردهای بین المللی تولید نرم افزار
🔸 ...