نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری فانوس

سیستم اتوماسیون اداری فانوس با بهره گیری از تکنولوژی های روز به منظور مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار، رابط کاربری جذاب و آسان و امنیت بالا و با مزیت بررسی کارتابل به صورت تحت شبکه طراحی شده است. در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات و تصاویر و فایل های پیوستی بصورت کاملا الکترونیکی انجام می شود. اتوماسیون اداری فانوس با سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، جلوگیری از پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات، گردیده است.

این نرم افزار علی رغم قابلیت ها و امکانات زیادی که دارا می باشد، رابط کاربری بسیار ساده ای دارد و همین موضوع باعث شده که هر شخصی با حداقل دانش کامپیوتری بتواند از این نرم افزار استفاده کند.

برخی از ویژگی های برجسته نرم افزار:


تعریف چارت سازمانی بصورت نمودار درختی
تعریف و ثبت طرف مكاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شركت¬ها، ادارات و... بصورت نمودار درختی
امکان تعریف پرسنل و اشخاص و نیز ثبت عکس پرسنل و امضاء برای آنها
امکان پیوست تصاویر به تعداد نامحدود به پرونده پرسنل
امکان گزارشگیری و چاپ مشخصات پرونده پرسنل
امکان تعریف تعداد نامحدود کاربر دبیرخانه
امکان مشخص کردن دسترسی کاربر دبیرخانه به نامه های واحدهای مختلف
امکان اعطای دسترسی کاربر دبیرخانه به بایگانی های دبیرخانه
امکان غیرفعال کردن وضعیت کاربران جهت عدم ورود به نرم افزار
ثبت انواع نامه (داخلی، وارده، صادره)
امکان تعیین مهلت پاسخ¬دهی به نامه¬ها
امکان تایپ نامه¬های داخلی و صادره در محیط نرم افزار Word
امکان درج امضاء تعریف شده کاربران روی نامه ها
امکان تعریف الگوها و سربرگ های سازمان
امکان اِعمال سطح دسترسی به فایل های الگو و سربرگ های تعریف شده (عمومی یا اختصاصی)
امکان تعریف الگوها و قالب نامه ها از طریق پلاگین Word
امکان تنظیم عنوان واحد، موارد پاورقی و تنظیم لوگو جهت چاپ در نامه ها و گزارشات به تفکیک برای هر واحد از سازمان
امکان تعیین نقطه شروع اندیکاتور به ازای هر نوع نامه
امکان تعیین الگوی شماره نامه ها به تفکیک هر نوع نامه
امکان تعریف الگوی شماره زنی برای تصاویر و فایل های پیوستی به نامه ها به تفکیک
امکان ارسال پیام بین کاربران
امکان ارسال ایمیل
امکان ارسال فکس
امکان ارسال فایل ها و تصاویر ضمیمه شده به نامه از طریق ایمیل و فکس
ایجاد کارتابل اختصاصی برای هر کاربر
وجود قابلیت "اقدام شده" در کارتابل شخصی، مربوط به نامه¬های اقدام شده برای هر کاربر
امکان پیگیری ارجاعات صورت گرفته روی نامه ها
گردش الکترونیکی مکاتبات
امکان تایید و یا عدم تایید نامه ها توسط واحد دبیرخانه
امکان تایید و عدم تایید نامه ها توسط تایید کننده و امضا کننده گان نامه
امکان مدیریت سطح دسترسی کاربران توسط مدیر سیستم
امکان پیوست انواع ضمائم (اعم از تصویر و فایل) به نامه ها بصورت نامحدود
امکان ذخیره تصاویر و فایل های پیوست شده به نامه ها در کامپیوتر کابران (درصورت داشتن سطح دسترسی لازم)
امکان اسکن مستقیم از طریق نرم افزار
امکان ویرایش، برش و چرخش تصاویر اسکن شده
امکان پیکربندی تنظیمات اسکنرهای متصل به رایانه
امکان تعریف و درج مهرهای سازمان روی تصاویر اسکن شده در محیط نرم افزار
امکان چاپ تصاویر اسکن شده در محیط نرم افزار
امکان اعمال سطح دسترسی به مهرها
امکان تعریف و نمایش فیلدهای شماره، تاریخ و اندیکاتور نامه برای مهرها
امکان درج مهر روی فایل های پیوست شده به نامه ها
امکان اِعمال سطح دسترسی به فایل های پیوست شده (عمومی یا اختصاصی)
امکان ویرایش، توقف گردش و آرشیو و به گردش انداختن مجدد نامه
امکان ثبت یادآوری برای خود و سایر کاربران
امکان برچسب گذاری، بایگانی و دسته بندی نامه¬ها (شخصی و دبیرخانه¬ای)
تفکیک نامه های دارای برچسب (بایگانی) و فاقد برچسب
امکان دسترسی به بایگانی شخصی افراد توسط مدیران
امکان برچسب گذاری و بایگانی نامه ها بصورت گروهی
امکان تایپ نامه بصورت پیشنویس
امکان هامش نویسی روی نامه ها بصورت نامحدود
امکان اعمال سطح دسترسی برای هامش های نوشته شده (عمومی یا اختصاصی)
امکان هامش نویسی روی نامه ها بصورت گروهی
امکان ارجاع نامه بصورت سلسله مراتبی و نامحدود
امکان رونوشت نامه به صورت نامحدود
امکان تعیین مهلت پاسخ برای ارجاعات ثبت شده
نمایش زمان مشاهده ارجاع توسط ارجاع گیرنده/رونوشت گیرنده
امکان درج امضای دیجیتالی روی تصویر پاراف برای هامش و ارجاعات
مکاتبات بین افراد سازمان براساس سِمت هاي سازماني
امکان درج اقدامات صورت گرفته روی نامه ها
امکان اقدام و اتمام کار نامه ها بصورت تکی و گروهی
ثبت و مشاهده تمامی اقدامات انجام شده روی نامه و امکان فیلتر گذاری براساس افراد اقدام کننده
امکان مشاهده وضعیت و تاریخ تایید یا عدم تایید نامه از سوی مقامات مسئول (تایید دبیرخانه، تاییدکننده و امضا کننده)
امکان مشاهده وضعیت نامه بصورت کلی، اعم از وضعیت و تاریخ مشاهده گیرنده نامه، وضعیت گردش و تاریخ آخرین گردش نامه، وضعیت و تاریخ و توضیحات آرشیو و اتمام کار نامه
امکان مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه همراه با تاریخ و توضیحات مربوطه
امکان مشاهده سوابق ارجاعات بصورت نمودار درختی و جدول
امکان مشاهده سوابق مکاتبات قبلی مربوط به نامه بصورت نمودار درختی
امکان مشاهده یکجای کلیه نامه هایی که از طریق شماره های عطف و پیرو به یکدیگر مرتبط شده اند بصورت نمودار درختی
امکان تهیه گزارش از لیست کلیه هامش ها، سوابق ارجاع و متن پاراف ها و سوابق مکاتبات
امکان تهیه گزارش از لیست نامه ها و کاربران
امکان پاراف نویسی با استفاده از قلم نوری
امکان تعریف انواع پاراف های متنی بصورت نامحدود جهت سهولت کار در مکاتبات
امکان انتخاب یک یا چند سال کاری بصورت همزمان در داخل نرم افزار و مشاهده و مدیریت نامه های مربوط به هر سال
دفتر تلفن جامع و بسیار کاربردی با امکان شخصی سازی گروه ها و به اشتراک گذاری مخاطبین و گروه های مخاطب بین کاربران
امکان شخصی سازی و تنظیم ستون های جداول حاوی اطلاعات در نرم افزار
امکان تعیین تعداد رکوردهای قابل نمایش در هر صفحه برای جداول
امکان جستجوی پیشرفته نامه ها در سه سطح، براساس تمامی آیتم¬ها
امکان جستجوی نامه ها با رعایت سطح دسترسی و محرمانگی نامه ها
امکان مرتب سازی نحوه نمایش نامه ها بصورت دلخواه (برحسب تاریخ، شناسه نامه، اندیکاتور، تاریخ بایگانی، تاریخ اتمام کار و...)
امکان شخصی سازی و تغییر ظاهر برنامه به سلیقه کاربر
امکان پشتیبان¬گیری (بصورت دستی) و بازیابی اطلاعات
امکان پشتیبان¬گیری خودکار (اتوماتیک)
امکان خروجی گرفتن توسط برنامه Excel
قابلیت اجرا بصورت تک کاربره و تحت شبکه و تحت وب
امکان تعریف کاربران به تعداد نامحدود
اطلاع ایجاد کننده / فرستنده نامه از اقدامات صورت گرفته روی نامه با استفاده از چرخه پیام سیستم
ثبت تاریخ و زمان دقیق ورود و خروج کاربران به نرم افزار
دارای سیستم ثبت وقایع بسیار قدرتمند و ثبت تمامی فعالیت های کاربران در محیط نرم افزار (System Log)
ارائه آپدیت های مداوم و کاملا رایگان
و...