نرم افزار بایگانی سروش

امروزه با توجه به حجم انبوه اطلاعات، کسب‌و‌کارهای مختلف نیازمند سیستم دقیق و جامعی برای ثبت و گزارش‌گیری از اسناد هستند. بی‌شک بدون داشتن یک سیستم بایگانی هدفمند و سیستماتیک نمی‌توان اطلاعات را دسته بندی کرد و به اطلاعات ثبت شده دسترسی پیدا کرد. در زیر به برخی از ویژگی های مهم نرم افزار بایگانی سروش اشاره می‌کنیم.

عدم محدودیت در ثبت و ذخیره اسناد
در نرم افزار بایگانی سروش امکان ثبت فایل، پرونده، پوشه به همراه جستجوی آسان و به صورت نامحدود فراهم شده است. همچنین امکان ضمیمه نمودن فایل‌های تصویری، صوتی، عکس یا اسکن به صورت نامحدود به فایل یا پوشه مد نظر در برنامه وجود دارد.
فرم بایگانی فایل ها و پوشه ها همانند تصویر مشخص شده در بالای صفحه می‌باشد. همانطور که مشاهده می‌کنید در این فرم تمامی کادرهای مورد نیاز کاربران در نظر گرفته شده است. امکان ایجاد دسترسی و محدود کردن فایل‌ها نیز پس از ثبت آن وجود دارد.

همچنین امکانات دیگر از قبیل تغییر دوره ثبتی، بایگانی نامه، ثبت وضعیت، خروجی اکسل، گزارشات و امکانات متنوع دیگر در این فرم وجود دارد.

بایگانی نامه ها و اسناد
امکان ثبت پرونده ها، زونکن، اسناد و مدارک به همراه طبقه بندی و گروه‌ بندی هر کدام در نظر گرفته شده است. شما می‌توانید تمامی اسناد خود را به راحتی، ثبت و دسته بندی کنید. در صورت نیاز، با باز کردن پوشه‌ی مورد نظر، تمامی نامه ها و مدارک مربوط به آن پوشه برای شما نمایش داده می‌شود و امکان خروجی اکسل و جستجو نیز در این قسمت وجود دارد.
همانطور که در تصاویر بالا مشاهده می‌کنید، پنجره ثبت فایل و پوشه‌ها مطابق تصاویر است. در این پنجره امکان ثبت اطلاعات تکمیلی (عناوین فرعی و توضیحات) با امکان تغییر عنوان مد نظر نیز در نظر گرفته شده است.
همچنین در این قسمت قابلیت ثبت اسکن نامه، ضمیمه اسناد، گزارش گیری، جستجوی آسان، راکد کردن پرونده، مشخص کردن کلاسه پرونده و امکانات متنوع دیگر برای آسان شدن و سیستمی کردن هرچه بیشتر امورات اداری، به صورت نامحدود تعریف شده است.


عدم محدودیت در ثبت و ذخیره اسناد
در نرم افزار بایگانی سروش امکان ثبت فایل، پرونده، پوشه به همراه جستجوی آسان و به صورت نامحدود فراهم شده است. همچنین امکان ضمیمه نمودن فایل‌های تصویری، صوتی، عکس یا اسکن به صورت نامحدود به فایل یا پوشه مد نظر در برنامه وجود دارد.

فرم بایگانی فایل ها و پوشه ها همانند تصویر مشخص شده در بالای صفحه می‌باشد. همانطور که مشاهده می‌کنید در این فرم تمامی کادرهای مورد نیاز کاربران در نظر گرفته شده است. امکان ایجاد دسترسی و محدود کردن فایل‌ها نیز پس از ثبت آن وجود دارد.

همچنین امکانات دیگر از قبیل تغییر دوره ثبتی، بایگانی نامه، ثبت وضعیت، خروجی اکسل، گزارشات و امکانات متنوع دیگر در این فرم وجود دارد.

دبیرخانه-1
بایگانی-نامه-سروش-1
بایگانی نامه ها و اسناد
امکان ثبت پرونده ها، زونکن، اسناد و مدارک به همراه طبقه بندی و گروه‌ بندی هر کدام در نظر گرفته شده است. شما می‌توانید تمامی اسناد خود را به راحتی، ثبت و دسته بندی کنید. در صورت نیاز، با باز کردن پوشه‌ی مورد نظر، تمامی نامه ها و مدارک مربوط به آن پوشه برای شما نمایش داده می‌شود و امکان خروجی اکسل و جستجو نیز در این قسمت وجود دارد.

همانطور که در تصاویر بالا مشاهده می‌کنید، پنجره ثبت فایل و پوشه‌ها مطابق تصاویر است. در این پنجره امکان ثبت اطلاعات تکمیلی (عناوین فرعی و توضیحات) با امکان تغییر عنوان مد نظر نیز در نظر گرفته شده است.

همچنین در این قسمت قابلیت ثبت اسکن نامه، ضمیمه اسناد، گزارش گیری، جستجوی آسان، راکد کردن پرونده، مشخص کردن کلاسه پرونده و امکانات متنوع دیگر برای آسان شدن و سیستمی کردن هرچه بیشتر امورات اداری، به صورت نامحدود تعریف شده است.

گزارش گیری در تمامی قسمت های برنامه
در نرم افزار بایگانی سروش جهت دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات ثبت شده در گذشته می‌توانید از فرم های گزارش گیری برنامه استفاده کنید. در تمامی قسمت های برنامه فرم های گزارش گیری در نظر گرفته شده و شما به راحتی می‌توانید گزارش مد نظر خود را از نامه ها فایل ها و یا پرونده ها دریافت کنید.
دریافت گزارش از برنامه مطابق تصاویر مشخص شده در بالا است. برای نمونه با فیلتر کردن تاریخ و شخص می‌توانید تمامی نامه های ثبت شده در یک بازه زمانی توسط شخص مورد نظر را مشاهده و چاپ کنید و یا خروجی اکسل از گزارش مد نظر را دریافت کنید.
برای راحتی بیشتر در قسمت گزارشات نیز فیلد جستجو قرار داده شده تا بین ردیف های گزارش گیری شده بتوانید نامه و یا فایل مد نظر خود را به آسانی پیدا کنید.

امنیت و دسترسی راحت به فایل‌ها
برای امنیت و دسترسی راحت به فایل‌ها و پوشه‌ها و ایجاد نظم در جریان امور در نرم افزار بایگانی امکان طبقه‌ ‌بندی و گروه‌بندی و تعیین شماره سریال و شناسه نامه وجود دارد. در صورتی که کاربر نیاز به دسترسی به نامه‌ها و اطلاعات سال‌های گذشته داشته باشد تنها با ورود تاریخ مورد نظر می‌تواند همه نامه های مربوط به آن تاریخ رامشاهده کند.

نمایش پیغام فوری در صورت دریافت نامه یا پیغام
با استفاده از نرم افزار جانبی پیغام رسان سیناپک، پس از ثبت پیغام و انتخاب کاربر برای ارسال پیغام (و یا ارجاع نامه در نرم افزار دبیرخانه)، پیغامی بر روی سیستم کاربر مورد نظر نمایش داده می‌شود و کاربر به راحتی می‌تواند نامه‌، پیغام و کارتابل خود را مشاهده کند.

امکان استفاده از برنامه به صورت شبکه و یا تحت وب
نرم افزار بایگانی به صورت پیش فرض و با توجه به نوع تقاضای مشتری قابلیت استفاده یک کاربر در شبکه به صورت همزمان را دارد. و در صورت نیاز به استفاده کاربران بیشتر، کافی است با هماهنگی با واحد فروش شرکت تعداد کاربران مد نظر خود را افزایش دهید. همچنین در صورتی که می‌خواهید از نرم‌افزار به صورت دورکاری یا تحت وب استفاده نمایید می‌توانید نسخه تحت وب را تهیه نمایید.