نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی

نامه های اداری ممکن است در داخل سازمان جریان داشته باشد که به آنها نامه های داخلی می گویند و یا اینکه از سازمانی به سازمان دیگر تهیه و ارسال می شود ، نامه خارجی می نامند. در ادامه به بررسی انواع مختلف این نامه ها می پردازیم:

1- نامه های داخلی : نامه های داخل ادارات، بر اساس سطوح ارتباطی خود به پنج دسته تقسیم می شوند:

• نامه بین دو واحد هم سطح: نامه هایی برای ارتباط و هماهنگی میان واحدهای داخلی یک سازمان
همانند ارتباط بین واحد مالی و واحد اداری که واحد مالی برای امورات خود به نیروی انسانی آنها و واحد اداری به منابع مالی امور مالی نیازمند است.
• نامه واحد بالاتر به واحد پایین تر : این نامه ها به دو صورت جریان می یابند: حاشیه نویسی بر روی نامه های وارده از خارح از سازمان که با دستور اطلاع و نظرخواهی و یا اقدامی همراه است و نامه هایی که برای انجام اموری خاص از سوی مقام بالاتر به مقام پایین صادر می شود.
• نامه از واحد پایین تر به واحد بالاتر: ارائه گزارش و پاسخ در برابر نامه مقام بالاتر، درخواست و تقاضا از مقام بالاتر، گزارش عملکرد واحد و پیشنهادات واحد اجرایی به مقام بالاتر در این دسته قرار می گیرد.
• نامه یک کارمند به واحد اداری : این نامه ها شامل درخواست کارمند از واحد خود یا سایر واحدها و
ارائه گزارش وی از ماموریت خود را شامل می شود و در صورت استناد آینده، باید ثبت و بایگانی شود.
• نامه واحد اداری به کارمند : احکام ماموریت، تشویق نامه ها، توبیخ نامه ها و پاسخ نامه هایی که کارمند به اداره داده است، در زمره این نامه ها قرار می گیرند.

2 - نامه های خارجی:

مکاتباتی که از سوی سازمان با ادارات و سازمان های دیگر انجام می شود و به اشکال زیر نگاشته می شود:

• نامه به یک واحد مشخص از سازمان : زمانی از این شکل نامه استفاده می شود که با ماموریت اداره مقصد آشناهستیم و مستقیما به آن اداره نامه می نویسیم.مثلا نامه به اداره کل آموزش و پژوهش استانداری البرز.
• نامه به سازمان در ارتباط با وظایف سازمان : اگر با تشکیلات داخلی سازمانی آشنایی نداشته باشیم و مشخص نباشد که درخواست ما به کدام بخش از سازمان مرتبط است، از عنوان کلی آن سازمان استفاده می کنیم.
• نامه به یک شخص حقیقی : در پاسخ به تقاضای فرد و یا صدور تقدیرنامه، احضارنامه، توبیخ نامه و ابلاغ و اخطار به یک فرد این نوع نامه ها نوشته می شوند.
• نامه به یک شخص حقیقی مشخص در بخش خصوصی: نامه ای که بر حسب ضرورت ارتباط سازمانی دولتی با بخش خصوصی ایجاد شده و برای مدیر آن موسسه نوشته می شود.