بايگاني و آرشيو

براي بايگاني و آرشيو و تعريف گوناگوني شده است كه گاه با هم تداخل دارد و تفكيك آنها به ويژه در عرف قدري دشوار است. در اينجا به پاره اي از تعاريف از اين دو واژه اشاره مي شود.

1. در فرهنگ آكسفورد در تعريف آرشيو آمده است:
1) مكاني كه در آن اسناد عمومي يا ساير مدارك مهم تاريخي نگهداري مي شود.
2) مكان اسناد و مدارك تاريخي حفظ شده

2. در فرهنگ فارسي معين درباره آرشيو چنين آمده است: «جايي كه اسناد،‌ اوراق،‌ تصاوير،‌ پرونده ها،‌ صفحات موسيقي و مانند آن حفظ مي شود با بايگاني»

3. تعريف سازمان يونسكو چنين است: «آرشيو عبارت است از تمام اسناد غيرجاري يك نماد يا مؤسسه (يعني اسنادي كه براي اجراي وظايف جاري مورد نياز نيستند)‌ كه به دليل ارزش دائمي آنها نگهداري مي شوند يا بايد نگهداري مي شوند.» همچنين آرشيويست،‌ «بايگان،‌ ضبّاط،‌ كسي كه مأمور نگهداري آرشيو است» معنا شده است.

بايگاني:
بايگاني،‌ محصول دفتري موفق هر مديريت سازماني است وحاوي كليه اسناد،‌ مكاتبات و شواهد كتبي و غيركتبي مربوط به روند اداري و جاري يك سازمان است و هر سازماني براي انجام امور خويش،‌ هر لحظه ممكن است كه به اسناد بايگاني نياز داشته باشد. به عبارت ديگر،‌ بايگاني حافظه سازمان به شمار مي آيد. بايگاني از آن جهت حائز اهميت است كه مدير قبل از اتكا به خلاقيت خود، به حافظه خود و بايگاني سازمان متكي است و مديراني كه حافظه قوي تري دارند، عملكردشان بهتر است و سرعت و دقت دو ركن اساسي در مديريت است.