1. مواد: مواد كتابخانه معمولاً منظم و تميزند، از كتابخانه خريداري مي شوند. مجلات و مواد سمعي و بصري بخشي ديگر از مواد كتابخانه را تشكيل مي دهد. ثبت كتاب به صورت تك تك و جداگانه است و هر كتاب هويتي دارد. مواد آرشيوها چون عمري از آنها گذشته، اغلب در اماكن نامناسب، نمناك و مرطوب بوده و عمدتاً از بين رفته و فرسوده اند.
2. گردآوري و مجموعه سازي: مجموعه سازي در كتابخانه ها از طريق خريد انجام مي شود. كتابخانه ها مجموعه خود را از هر جا و هر كس دريافت مي كنند. در حالي كه آرشيو عمدتاً به سازمان خاصي بستگي دارد. كتابخانه موضوع گراست؛ در حالي كه آرشيو سازمان گرا و وظيفه گراست. در آرشيو مجموعه ساخته شده و در طول زمان به وجود آمده است. مجموعه آرشيو عمدتاً از طريق واگذاري، اهدا، وقف و امانت فراهم مي شد.
3. رده بندي: در كتابخانه طبقه بندي بر اساس روش هاي خاص انجام مي شود. براي مثال از سر عنوان هاي موضوعي سيند و كنگره استفاده مي شود. در آرشيو نمي توان از طبقه بندي كتاب استفاده كرد. بهترين روش براي آن استفاده از نمايه سازي است.
4. دسترسي پذيري: در كتابخانه از روش باز و بسته و يا تركيبي از آن دو استفاده مي شود. در روش باز هركس مي تواند كتاب مورد نظرش را از قفسه بردارد. در آرشيو روش و نظام معنا ندارد. اسناد آرشيوي به لحاظ منحصر به فرد بودن و نفيس بدن در دسترس افراد قرار دارند.
5. نظافت و حفاظت: در كتابخانه حساسيت فوق العاده اي براي نسخه هاي آن وجود ندارد. چون نسخه هاي كتاب معمولاً منحصر به فرد نيستند و قدمتي هم ندارند. چنانچه آسيبي ببينند يا در بازار مي توان مجدداً آن را به دست آورد و يا در كتابخانه هاي ديگر نسخه اي از آن تهيه كرد. در آرشيو نظافت در آغاز انجام مي شود و قرنطينه دقيقاً اعمـال مي گردد و براي اين منظـور بخشي با عنوان مرمت و ضد عفوني ايجاد مي شود.
6. وجين كردن: در كتابخانه ها پس از مدتي، وجين امري طبيعي است. حجم و اكثريت مواد به ويژه كتابها موجب مي شود كه هر از گاهي وجين صورت گيرد. در آرشيو وجين در آغاز كار است. برنامه اجازه امحاي اسناد زايد به منزله همان وجين در كتابخانه است.
7. فراگيري و گستره: پوشش و فراگيري آرشيو به صورت مختصر و جزئي، بسيار فراتر از حد كتابخانه و انگيزه ها براي نگهداري اسناد آشيوي هم بسي بيشتر از كتاب و كتابخانه است.
8. از نظر مقصد و هدف: از نظر فرهنگي، آرشيو به سازمان مادر وابسته است و علت وجودي آن حفظ مدارك، منافع و حقوق سازماني است. در حالي كه كتابخانه به طور عمده اهداف و متقاصد فرهنگي و آموزشي را به طور عام تعقيب مي كند.
منبع: www.yeganehsoft.ir - شرکت نرم افزاری یگانه