تعریف کد برای اسناد به منظور دستیابی سریع به آنها صورت می پذیرد.
در انتخاب روش تعیین کد، روشهای منطقی کد نویسی که معمولا از دو قسمت اصلی و یک یا دو بخش فرعی تشکیل می شود بر روش های نمره دهی سریالی ارجح می باشد. در این روش از قسمت اصلی جهت کد گذاری هر زونکن استفاده می شود. قسمت فرعی نیز مشخص کننده تقسیمات درون زونکن ها بر اساس موضوع ها و زیر موضوع ها می باشد .
شمارنده هر قسمت از پرونده : هر زونکن ممکن است حاوی چندین موضوع باشد . جهت دسترسی راحت ، هرموضوع باید به صورت مجزا کد گذاری شود . این قسمت از کد به علاوه قسمت اصلی جهت درج بر روی موضوعات داخل زونکن ها و اوراق آنها استفاده می شود.
جهت جلوگیری از مفقود شدن یا قرارگیری اوراق اسنادی مختلف در سایر اسناد، تک تک صفحات هرموضوع از هر پرونده باید کدگذاری شوند بدین منظور ابتدا کاراکتر های قسمت اصلی ( موضوع اصلی) و سپس 3 کاراکتر فرعی بر روی تمامی اوراق ثبت و در آخر شماره صفحه هم بعد از آن درج میگردد.
در صورتیکه یکی از اوراق هر پرونده به هر دلیلی از سایر صفحات جدا شود با کد ثبت شده، می توان موضوع داخل زونکن را مشخص و بر اساس آن محل پارک پرونده مورد نظر را پیدا نمود ه و آن برگ را بر اساس شماره صفحات در جای مناسب قرار داد . نکته مهم در این قسمت درج شماره صفحه بر روی صفحات هر پرونده می باشد که برای هرپرونده از یک شروع و به ازای هر صفحه شماره تسلسل آن افزوده می شود . بهتر است شماره صفحه در قسمت وسط پایین صفحه درج شود.
ثبت این کاراکترهای فرعی نیز از 001 شروع و به ازای هر پرونده شماره تسلسل آن افزوده می شود . این شمارنده با تغییر موضوع و شروع اسنادی موضوع جدید ، مجدد از 001 آغاز می شود
منبع: www.yeganehsoft.ir - شرکت نرم افزاری یگانه