شرح وظایف مسئول مکاتبات محرمانه

• درخواست ها و پیشنهادهای محرمانه رسیده از واحدهای مختلف شرکت را دریافت و جهت مطالعه و طرح در هیات مدیره آماده و تنظیم می نماید.
• دستور جلسات محرمانه هیات مدیره و دعوتنامه برای مسئولان شرکت کننده در جلسات را طبق دستور مسئول بالاتر تهیه می نماید.
• متن مصوبات محرمانه جلسات هیات مدیره را تهیه و بر تایپ آنها نظارت نموده و جهت ابلاغ به مسئولان و واحدهای مربوط با دستور مسئول بالاتر اقدام می نماید.
• کلیه اطلاعات و سوابق مربوط به موضوعات محرمانه قابل طرح در جلسات هیات مدیره را جمع آوری و به مسئول بالاتر تسلیم می نماید.
• پیش نویس مصوبات محرمانه مجمع عمومی صاحبان سهام شرکت را طبق نظر مسئول بالاتر و برابر مقررات تهیه و تنظیم می نماید.
• در صورت ضرورت درباره موضوعات محرمانه مربوط به جلسات هیات مدیره نامه نگاری می نماید.
• کلیه سوابق پرونده های محرمانه مربوط به هیات مدیره و مجمع عمومی شرکت و پیامهای محرمانه ای را که از طریق تلکس دریافت می دارد تنظیم و نگهداری می نماید و در صورت لزوم در اختیار مسئول بالاتر قرار می دهد.
• نسبت به دریافت و ارسال پیامهای عادی و محرمانه از طریق فاکس اقدام می نماید.
• بر تایپ نامه ها، تصمیمات، دعوتنامه ها، صورتجلسات و گزارشهای محرمانه مربوط به هیات مدیره و مجمع عمومی شرکت نظارت می نماید.
• اطلاعات محرمانه را نگهداری و اصول و نکات ایمنی در این زمینه را رعایت می نماید.
• نسبت به ارسال پیامهای فوری و عادی از طریق سیستم پیام دولت به گیرندگان دارای این سیستم اقدام می نماید.
• سایر امور مربوطه را برابر دستور مسئول بالاتر و طبق مقررات انجام می دهد.



منبع: www.yeganehsoft.ir - شرکت نرم افزاری یگانه