مشکلات سیستم دستی و گردش کاغذي در سازمانها چیست؟

برخی از مشکلاتی که در یک سیستم دستی و گردش کاغذي سازمان می توان به آن اشاره کرد، به شرح زیر است:
- نگهداري و انجام سیستم دستی نیازمند نیروي انسانی زیادي است و کنترل دقت و سرعت و نظارت بر نیروي انسانی زیاد مستلزم سیستمی دیگر و نیروي انسانی دیگر است.
- مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه ها بین واحدهاي مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذي ربط و برعکس، تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چینی، انجام اصلاحات توسط مدیران در هر مرحله و در نهایت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلی زمان بر و مستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت هاي مختلف و در نتیجه بکارگیري نیروي انسانی زیاد براي حفظ کارآیی آن است.
- امکان مفقود شدن عمدي و سهوي اسناد، نامه ها و پرونده ها وجود دارد؛ به ویژه در زمان جابجایی هاي سازمانی و زمان تغییرات ساختاري یا تغییر محل یک واحد یا سازمان از مکانی به مکان دیگر.
- استهلاك اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوي.
- احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیرمترقبه از قبیل آتش سوزي، زلزله و ....
- اختصاص فضاي زیادي براي نگهداري لاشه فیزیکی مکاتبات و پرونده ها.
- طولانی شدن فرآیند جستجوي نامه در خیل عظیمی از بایگانی ها (وقت و نیروي انسانی).
- هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداري آنها.
- هزینه نیروي انسانی براي نگهداري و دسترسی به اسناد و مدارك موجود.
- امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداري و احتمال اندك کشف آنها (این امر موجب تحمیل هزینه زیادي به نظام
اداري کشور شده است تا در موارد ضروري با انجام اقدام هاي تکمیلی نسبت به اصالت نامه اطمینان حاصل شود).
- عدم امکان برنامه ریزي بر مبناي حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود امار قابل اتکا.
- عدم امکان گزارش گیري از فعالیت هاي زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل صحت آمار و
گزارشهاي واحدهاي مختلف در مورد انجام فعالیت ها.