1- شناسایی کامل کارمندان واطلاع امور اداری ازآنها: تمام مشخصات کارکنان یک سازمان در پرونده پرسنلی آنها ثبت میشودتا درمواقع نیاز مورد استفاده قرار گیرد .توسط یک پرونده پرسنلی میتوان به سطح تحصیلات تجربیات وضع روحی و جسمی وضع استخدامی وحتی کارایی یا عدم کارایی یک کارمند پی برد.
2 - اطلاعات لازم ازنظرقوانین تصویب نامه ها وبخشنامها واجرای صحیح آنها: معمولادر یک کشور قوانین به صورت طرح لایحه ازمجلس میگذرد سپس هیئت وزیران در حدود اختیارات خود می توانند تصویب نامه ها وآیین نامه ها را برای اجرا تدوین نموده وبه ادارات مختلف ارسال می نمایند ولازم است برای هر کدام پرونده ای جداگانه تنظیم نمایند و بایگانی این اطلاعات را به طور کامل نگهداری می نماید.
3- ثبت وضبط اموراز نظر تاریخ: بعضی ازا فراد علاقه دارند وقایع کشور خود را از نظر داخلی ویا خارجی ثبت نمایند وبرای این کار از اطلاعات موجود در پرونده ها ی بایگانی شده در وزارتخانه ها وادارات مختلف استفاده می نمایند
4- پیدا کردن اشتباهات: بارها اتفاق افتاده است که در مورد اشخاص و ارباب رجوع اشتباهاتی رخ داده است که اگر این اشتباهات اصلاح نگردند زیان های مادی ومعنوی زیادی به دنبال خواهد داشت ولی با داشتن یک بایگانی مطمئن می توان تا حد زیادی ازاین اشتباهات جلوگیری کرد یادرصددرفع آنها برآمد.
5-کمک به آمارگیری کشور: دستگاه های آمار گیری از آمارهای موجود در بایگانی ادارت براي مقاسيه و به دست آوردن اطلاعات آماري استفاده مي كنند
منبع: www.yeganehsoft.ir - شرکت نرم افزاری یگانه