آشنايي با وسايل مورد نياز براي بايگانی

ابزار و وسایل بایگانی باید مناسب با سیستم بایگانی و احتیاجات واحد بایگانی و بودجه ای که برای این منظور در نظر گرفته شده است، تهیه شود. لوازم و وسایلی که معمولاً در واحد های بایگانی از آنها استفاده می شود عبارتند از :

پوشه: برای نگهداری و نتظیم مکاتبات اداری به کار می رود ، و از رایج ترین وسایل بایگا نی است
کلاسور : نوعی پوشه مقوایی است و برای نگهداری و ضبط مکاتباتی که تعداد آ ن ها ( نسبت به پوشه بیشتر است به کار می رود .
کارتن بایگانی : نوعی پوشه است که سه طرف آن با بند بسته می شود كه اكثراٌ در بايگاني هاي راكد برای ضبط و نگهداری چندین پرونده مورد استفاده قرار می گیرد
کازیه: جعبه ای است چند طبقه که نامه های مورد بررسی را در آن قرار می دهند.
قفسه های بایگانی : از وسایل حفظ و ونگهداری رایج پرونده ها به قفسه های گردان یا فایل های کشویی می توان اشاره کرد.
پانچ : جهت ايجاد سوراخ درسند و قرار دادن آن در گيره ي پرونده به كار مي رود .
منگنه : اين وسيله ي ساده جهت الصاق پيوست و ضمائم نامه هاي اداري به يكديگر ويا نسخ متعدد نامه ها ي اداري به كار برده مي شود .

سایر وسایل کار بایگانی عبارت است از: میز و صندلی بایگانی، چهارپایه، نردبان، ماشین دوخت، چسب نواری، ماشین برش، سنجاق، گیره، برچسب، وسایل لاک و مهر، گيره فلزي ...