انتخاب هركدام از اين سيستم ها براي بايگاني مستلزم مطالعه ي وضعيت سازمان و حدود وظايف آن مي باشد . مبناي اين بررسي بايد براساس سرعت و سهولت و تامين نياز مراجعه كنندگان به بايگاني باشد و عوامل زير در نظر گرفته شود :
الف) طبقه بندي مشاغل و تشكيلات سازمان
ب) تعداد كارمندان
ج)مكان و موقعيت بايگاني
د) نحوه ي فعاليت هاي واحد هاي سازمان
منبع: www.yeganehsoft.ir - شرکت نرم افزاری یگانه