اسناد و مدارک پرونده های هر سازمان به صورت مختلف طبقه بندی و تنظیم گردیده وبر اساس یکی از روشهای بایگانی نگاهداری می شوند .منطقی ترین این نوع طبقه بندی که در کتب مختلف مربوط به بایگانی مورد بحث قرارداده شده است عبارت اند از:
(1) طبقه بندی بر مبنای شاخص هایی بر اساس نام افراد سازمان ها ومناطق جغرافیایی
مانند: حسن شکوهی – وزارت کشور- شهرستان آبادان
(2) طبقه بندی براساس موضوع و مفاد نامه:بایگانی پرونده های موضوعی و اداری که از مهمترین بایگانی هر سازمان محسوب میشود بر اساس عنوان یک موضوع خاص تشکیل میگردد
(3) طبقه بندی براساس تاریخ مانند:مانند مکاتبات سررسیددار
منبع: www.yeganehsoft.ir - شرکت نرم افزاری یگانه