دستوالعمل تشخيص اوراق زايد و ترتيب امحا آنها شامل مراحل زير است:
1- برنامه ريزي و تهيه مقدمات كار : مقام مسئول موظف خواهد بود با توجه به شرايط ومشخصات اسناد پرونده هاي راكد را تهيه و اقدامات لازم را به عمل آورد يعني تعيين مجريان ، پيش بيني وسايل مورد نياز ، برآورد زمان لازم براي اجراي كار و در نهايت پيش بيني تمام هزينه ها .
2- بررسي و صورت برداري: اسناد ومدارك راكد بررسي و صورت برداري مي شود و در فرم هاي مخصوص در ج مي شود وبراساس موضوع تفكيك و دسته بندي مي شود .
3- ارزش يابي: بعد از نتيجه ي صورت برداري اين فرم ها براي ارزش يابي نزد مقام مسئول فرستاده مي شود و نام برده با توجه به مسئوليت هاي وزارتي خود و با رعايت مقررات با تشكيل جلسه
منبع: www.yeganehsoft.ir - شرکت نرم افزاری یگانه