از آنجا که آگاهی از اطلاعات دقیق ، کافی و موثر ، نیاز درونی سطوح مختلف واحدهای سازمان می باشد و از طرف دیگر ، سازمان ها دارای تعاملات بیرون سازمانی بوده و در بازار رقابت کنونی ، مدیریت بر مبنای اطلاعات و برنامه ریزی منابع سازمان از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است .
پیاده سازی کامل فرآیند کسب و کار هر سازمان و تعاملات آن با دیگر سازمان ها می بایست درداخل سیستم نرم افزاری به بهترین روش انجام شود.
با استفاده ازگزارش ساز و داشبورد مدیریتی، مدیریت گزارش ها و گیج های نمایش دهنده وضعیت سیستم ، امکان هر چه بیشتر تصویرسازی از اطلاعات ، فراهم شده و مدیران بدون نیاز به دانش تخصصی خاصی ، بر داده های سازمان خود مسلط گردیده و از قدرت تصمیم گیری بیشتری بهره‌مند می‌شوند و در نهایت سازمان را با قدرت بیشتری به سمت موفقیت رهنمون می کنند.
فرایند یا فراگرد یا پروسه در کسب و کارها و سازمانها به مجموعه‌ای از عملیتهای ساختاریافته و مرتبط گفته می‌شود،مجموعه فعالیتهای متوالی و مرتبط به هم که محصول یا خدمتی را ارائه می نماید و برای آن به وروردی داده های خاص نیاز دارد که زمینه را برای درست عمل نمودن آن فراهم سازد.دریک تعریف معادل می‌توان گفت روند، یک‌سری منطقی از تراکنش‌های مرتبط با یکدیگر که ورودی را به نتایج و خروجی‌ها تبدیل می‌کند.پس در کل فرایند به مجموعه فعالیتهای به هم پیوسته‌ای اطلاق می‌شود که برای ایجاد یک یا چند تغییر تعریف شده طراحی و پیاده سازی شده‌است. درضمن هر فرایند با یک فعالیت مشخص آغاز و با یک فعالیت مشخص نیز پایان می‌یابد. تشخیص این فعالیت‌هااز اهمیت ویژه‌ای برای شناسایی فرایند برخوردار است. به منظور تأکید بر ضرورت تشخیص فعالیتهای آغاز کننده و خاتمه دهنده، فرایند را به عنوان مجموعه فعالیتهای به هم پیوسته‌ای که با یک فعالیت مشخص آغاز می‌شود و با یک فعالیت مشخص پایان می‌یابد،نیز تعریف کرده‌اند.
مدیریت فرآیند کسب و کار شامل مفاهیم،متدها، تکنیکها برای طراحی، نظارت، پیکربندی، اجرا و آنالیز فرآیندهای کسب و کار می‌باشد.این فرایندها دربرگیرنده افراد، سازمان، سیستم و دیگر منابع اطلاعاتی می‌باشند.