اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست؟

شما به عنوان یک مدیر، علاقه‌مندید که بتوانید سرعت انجام کارهای جاری و روزمره‌ را در سازمانتان بالا ببرید. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها می‌شود.
تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی عملا تنها از ۳۰٪ زمانی که صرف فرایند‌هایشان کرده‌اند، ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود.
سیستم‌های اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، راه حلی جهت رفع مشکلات مطرح شده در بالا محسوب می‌شوند.
سیستمهای اتوماسیون اداری علاوه بر معماری، تکنولوژی مورد استفاده در توسعه، پروسه توسعه و ... از لحاظ امکانات کاربری دارای قابلیت های گوناگونی هستند ولی اگر تعریف اتوماسیون اداری پشتبانی از ارتباطات به معنای عام کلمه در یک سازمان باشد می توان گفت حداقل این امکانات عبارتند از:
1- پشتیبانی از انواع مکاتبات و مراودات درون و بین سازمانی بصورت الکترونیک
2-امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی.
3- امکان تعریف فرمهای سازمانی به صورت الکترونیک
4- موتور گردش کار جهت محقق سازی فرآیندهای سازمانی
5- بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی
6- بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی
7- پشتیبانی از سازمان های متمرکز و توزیع شده
8- امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم های اتوماسیون اداری
9-امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و اس ام اس.
امکانات دیگری که می تواند یک سیستم اتوماسیون اداری را به صورت ممتاز مطرح نماید عبارتند از:
1- ارتباط سیستم با سایر سیستمهای عملیاتی بخشهای مختلف سازمان نطیر مالی، دریافت پرداخت، کارگزینی، انبار، فروش، امور خریداران و ...
2- امکان مدیریت کار در سازمان به مفهوم تعریف و ارجاع کار و پیگیری اقدامات انجام شده روی کار توسط پرسنل مختلف
3- امکان دور کاری در بستر امن الکترونیک